In september was Erna van Bekhoven van de gemeente Gorinchem te gast bij de VPNG. Zij gaf in een interactief webinar collega´s tips over hoe je betere adviezen en teksten kan schrijven.
De belangrijkste boodschap bovenaan
Erna begon met een verhaal over hoe je ooit de uitslag van je rijexamen te horen hebt gekregen. De examinator hielt eerst een heel verhaal om je vervolgens te vertellen of je geslaagd of gezakt was. Dat hele verhaal gaat natuurlijk langs je heen, je wilt immers maar één ding weten: ben ik geslaagd? Begin dus in je boodschap met de belangrijkste mededeling. Ditzelfde kwam naar voren in een oefening waarbij de deelnemers aan Erna lieten weten wat voor werk ze doen en wat ze in het webinar hopen te leren. Laat aan Erna als trainer eerst weten wat je wilt leren en dan je achtergrond. Geef dus de belangrijkste informatie als eerste.
Ook bij een voorbeeld voor een vergunning ging het om de volgorde van de boodschap. Meld eerst of iemand wel of niet de vergunning krijgt en beschrijf dan pas de afwegingen die gemaakt zijn. De lezer wil gewoon weten of deze de vergunning krijgt of niet, en wanneer je die uitkomt wegstopt in een groot verhaal hoe de beslissing tot stand is gekomen, zullen veel lezers de eigenlijke boodschap – krijg ik een vergunning of niet – missen.
Bij PiramideSchrijven zet je dus de belangrijkste boodschap die je hebt bovenaan.
Kort en krachtig
Bij een voorstel voor het college van B&W schrijf je eerst het voorstel bovenaan. En vervolgens beschrijf je in argumenten het hoe en waarom, kort en puntsgewijs. Een beslisser moet snel kunnen zien wat hij/zij moet besluiten en waarom. De gemiddelde beslisser moet voor elke vergadering 500 tot 800 pagina´s lezen. Ze kunnen dus nooit alles lezen en je moet hen dus helpen om alles kort en bondig door te kunnen nemen. Belangrijk is, dat jij als schrijver heel goed weet welke informatie de lezer wil hebben. Diepgaande informatie kan je eventueel meenemen in bijlages.
Bij een uitnodiging moet je ook geen heel verhaal schrijven, waardoor je ontvanger moet zoeken naar de relevante informatie. Schrijf kort en krachtig waarvoor de uitnodiging is, wat hem te wachten staat, wie-wat-wanneer en spoor de genodigde aan de agenda vrij te maken.
Voorkom de valkuil dat je de lezer meeneemt in jouw hele proces waardoor je uiteindelijk tot een conclusie of een voorstel bent gekomen. Een goede tekst begint met het belangrijkste en beantwoordt (lezers)vragen. Welke vragen dat zijn, hangt af van het soort tekst.
De deelnemers gingen vervolgens aan de slag met een opdracht. Waar begin je mee bij een projectevaluatie? De resultaten vind je terug op het forum van de VPNG, waar je tevens direct de presentatie van Erna vindt. Ook de opname van dit webinar kan je terugkijken op het VPNG-platform.