Verslag: portfoliomanagement. Hoe dan?

Context
Aangezien de grootte van de gemeente ook bepalend zal zijn voor hoe je portfoliomanagement aanpakt, schetste Angelina eerst kort hoe de gemeente Borger-Odoorn eruit ziet. Het is een plattelandsgemeente met ongeveer 26.000 inwoners, drie grote en 22 kleine kernen. Veel landbouw en bij de gemeente werken 250 personen. De gemeente kent drie inhoudelijke afdelingen en drie ondersteunende. En op dit moment is de gemeente bezig met vijf programma´s, negen projecten en zes processen.

Portfoliomanagement
Vanaf 2016 werd het steeds lastiger om met de beschikbare middelen de lopende projecten en programma´s rond te krijgen. De gemeente heeft daarop besloten veel aandacht te besteden aan het projectmatig werken en programmasturing om meer vat te krijgen op de projecten en programma´s. In 2020 is gestart met portfoliomanagement voor een betere verbinding en afstemming tussen alle programma´s en projecten. Portfoliomanagement geeft overzicht en dwingt je keuzes te maken en daarmee breng je rust in de organisatie.

Wat doe je als portfoliomanager?
De portfoliomanager coördineert het portfoliomanagementproces, adviseert over het portfolio, zorgt voor de juiste informatiestromen, bewaakt de aanpak – zowel van portfoliomanagement als ook de juiste aanpak van projecten en programma´s - en beheert formats en tooling. Om als portfoliomanager de legitimiteit te hebben advies in keuzes voor te leggen, moet je hoog in de hiërarchie zitten.

In Borger-Odoorn werd eerder altijd in het management besloten welke projecten opgepakt werden. Hier lag geen gestandaardiseerde aanpak onder en vaak begon men gewoon. Nu met portfoliomanagement doorloopt elk nieuw aangedragen project of programma een standaard proces van besluitvorming – gaan we iets doen met de vraag? - en indien besloten wordt om een nieuw project of programma te beginnen, wordt eerst een duidelijke opdracht geformuleerd, waarin ook helder is wat de opdracht van de organisatie vraagt. We kennen allemaal wel dat een wethouder een projectmanager aanschiet en vraagt iets te gaan doen. Veel projectmanagers gaan dan aan de slag en lopen vast in hun beschikbare tijd en niet beschikbare financiële middelen. En met het gevolg dat je als organisatie geen overzicht meer hebt over lopende projecten en geen vat hebt op middelen en capaciteit. Bij portfoliomanagement kan de projectmanager de wethouder terug verwijzen naar de portfoliomanager en wordt er door de organisatie weloverwogen een besluit genomen om wel of niet aan een project te beginnen, waarbij duidelijk is welke invloed dit zal hebben op andere projecten en programma´s.  

Doel van portfoliomanagement
Het doel van portfoliomanagement is dan ook samengevat:

• De afgewogen inzet van middelen
• Kiezen wat ook daadwerkelijk bijdraagt aan de doelen (van het bestuur)(geen ruimte voor hobby´s)
• Een beter management van verwachtingen
• Integrale sturing (afhankelijkheden, synergie, strategische impact)

Bij nieuw aangedragen projecten kan je je in basis vragen: willen we het? Kunnen we het? En willen we het nu? Bij veel vragen vanuit het bestuur is het willen en kunnen vaak aanwezig. Maar bij ´kunnen we het nu?´ ontstaan nog wel eens discussies. Met portfoliomanagement kan je ook het bestuur het overzicht geven en heb je argumenten waarom je iets nu niet kunt uitvoeren.

Denk ook aan de lijn
Bij portfoliomanagement kijken we vaak naar projecten en programma´s. Maar voor je projecten en programma´s heb je vaak ook inzet van collega´s uit de lijn nodig. Je hebt dus ook capaciteit en expertise uit de lijn nodig. En andersom kunnen uit een programma of project werkzaamheden voor de lijn ontstaan.

Het proces

Het portfolioproces wordt maandelijks doorgelopen. Zijn er nieuwe vragen, wat is de status van de lopende projecten, etc. Onder het portfolioadvies zit een afwegingskader. Wat is het type opdracht? Bij een nieuwe wettelijke taak zal je deze moeten uitvoeren. Zit het in het bestuursprogramma? Komt het plotseling uit het bestuur? Wat is de impact? Wat zijn de risico´s? Etc. Op basis hiervan komt de portfoliomanager met een advies dat wordt voorgelegd aan het bestuur.

Randvoorwaarden
Voor een succesvol portfoliomanagement heb je een aantal randvoorwaarden:

• De managers moeten flexibel zijn. Een project kan opeens meer prioriteit krijgen en dan moet de manager snel kunnen schakelen naar een ander project.
• Je hebt goede informatiestromen nodig
• Je hebt duidelijke proces- en werkafspraken nodig
• De rolverdeling moet helder zijn, inclusief de rol van het bestuur
• Iedereen moet dezelfde taal spreken
• Je moet een brug slaan naar de organisatie
• En het allerbelangrijkste: je moet strak aan de bal zijn bij nieuwe opdrachten

Vraagstukken
Rondom portfoliomanagement zijn nog een aantal open eindjes.

• De precieze rol van het bestuur bij portfoliomanagement. Vindt bestuurlijke besluitvorming alleen plaats bij de bestuurlijke opdrachtverlening of blijft het bestuur steeds van invloed op het verdere verloop?
• Routinewerk vs opdrachten. Bij veel opdrachten werken de mensen uit de lijn samen met project- en programmateams. Veel opdrachten zijn integraal. Hoe stuur je met portfoliomanagement als alles integraal is.
• De samenhang met Opgavegericht werken. Nu wordt nog veel sectoraal gewerkt en men kijkt niet over de schutting bij andere afdelingen.
• Hoe koppel je portfoliomanagement met projectmatig werken. De start van een project heeft veel gemeenschappelijk met het portfolioadvies. Bij nieuwe opdrachten moet je altijd eerst bepalen of het routine is, een project, programma of proces.
• Hoe koppel je portfoliomanagement met de P&C-cyclus. Lang bepaalde de financiële afdeling wat wel en niet kon, puur gebaseerd op de financiële mogelijkheden. Nu bepaal je welke projecten en programma´s passen binnen de ambitie van het bestuur en of deze binnen budget passen. Op basis van de combinatie bepaal je nu wat uitgevoerd gaat worden.
• Welke handige tools kunnen je ondersteunen bij portfoliomanagement. Er zijn nauwelijks geschikte tools. Excel kan veel, je kan er alles in kwijt. Tijdschrijven is belangrijk voor het overzicht. Een koppeling met de financiële administratie zou wenselijk zijn voor het overzicht van portfoliomanagement.

Advies

• Zorg dat alle betrokken afdelingen begrijpen waarom er portfoliomanagement is.
• Zorg dat collega´s de aanpak kennen.
• Zorg dat je de informatiestromen in beeld hebt en ermee werkt. Zorg dat je nog ontbrekende informatiestromen op gang brengt.

De grootste uitdaging voor de komende tijd is dat alle collega´s en het bestuur de aanpak van portfoliomanagement blijven begrijpen, toepassen en de meerwaarde ervan blijven inzien. We moeten voorkomen dat het bestuur en de collega´s vervallen in oude gewoonten en weer gaan leven in de waan van de dag.

Is jouw gemeente, provincie, waterschap of veiligheidsregio lid van de VPNG? Dan kan je het webinar terugkijken en de presentatie downloaden.