John Ouderling is nu ruim een jaar portfoliomanager bij de gemeente Alphen aan den Rijn en daarbij verantwoordelijk voor het projectmatig werken binnen de gemeente met betrekking tot de interne veranderingen, waarbij in eerste instantie is begonnen met de ´I´, de informatie. John neemt ons vandaag mee met zijn ervaringen als portfoliomanager, de voorbereidingen van een nieuwe portfolio tool en de positionering van portfolio binnen de gemeente.
Sturing
Vaak komt het voor dat er binnen een gemeente in eerste instantie sturing plaatsvindt op incidenten. Er gebeurt iets onverwachts, daar gaat de organisatie dan gelijk mee aan de slag en het incident is hiermee opgelost. De samenleving merkt hier verder niks van, dus dan doe je het als gemeente best goed. Maar mooier zou zijn dat je als gemeente meer vooruit wilt denken, zaken kunt plannen. Grote vraagstukken die op ons afkomen vanuit nieuwe wet- en regelgeving, plannen we vaak niet, laten we op ons afkomen en gaan dan rennen.
Wat je eigenlijk zou willen is een vervolgstap maken, niet meer sturen op incidenten maar je gaat naar sturing op processen. Een procesgerichte organisatie houdt in dat je meer controlemiddelen gaat inzetten. Doordat je in processen gaat denken, ga je over ketens heen en integraal meer samenwerken.
Portfoliomanagement
Portfoliomanagement is vooral kijken of je als organisatie de juiste dingen aan het doen bent (op dit moment) en of je die dingen dan ook goed doet. De eerste stap van portfoliomanagement is ophalen wat doen we allemaal en op welke manier doen we dat. Vervolgens ga je met je opdrachtgever in gesprek of het overzicht correct is en vooral inzicht creëren.
Bij de gemeente Alphen aan de Rijn zijn ze allereerst gaan kijken naar de strategie en het beleid wat al aanwezig is. Vervolgens ga je naar portfoliomanagement. Dit is het proces waarbij je in bepaalde fases controle middelen in gaat zetten. Je levert iets op en als dat voldoet aan de eisen en wensen dan neem je een besluit of je ergens wel of niet mee doorgaat. Daarnaast hebben ze onderscheid gemaakt in het informerende deel (informatiemanagement) en projectmanagement.
Prioritering
Hoe krijg je nou inzicht en overzicht. De gemeente Alphen aan de Rijn heeft een kwartaalcyclus ingesteld. Waarbij dus per kwartaal gekeken wordt wat er speelt op dat moment en hoe kunnen zij dan de juiste keuzes maken.
De eerste stap die de gemeente Alphen aan de Rijn heeft gezet is prioriteren binnen domeinen. De volgende stappen doorlopen zij:
- Is iets wel of geen project? Voor de gemeente Alphen aan de Rijn is iets een project op het moment dat het onder andere iets nieuws is, complex is en het moet een hoge risicofactor bezitten. Dit hebben ze nader uitgewerkt in hun projectmatig werken document.
- De aanvraag; Op het moment dat je spreekt van een project, wordt er een aanvraagformulier ingevuld. Hier staat het nut en noodzaak beschreven. Waarom wil je dit project oppakken? Dit heeft te maken met waardebepaling. Het management doet de waardebepaling en als het na deze fase nog steeds als belangrijk wordt gezien (hier hebben ze een aantal criteria voor, door het stellen van vijf vragen, deze kun je terugvinden op de site van de VPNG Portfoliomanagement (vpng.nl)) dan gaat het project door naar de volgende fase. Dit wordt gedaan door de ambtelijke organisatie. Tijdens de waardebepaling wordt ook de bestuurlijke kant meegenomen.
- De intake; in deze fase gaat het project richting de informatieadviseur. Hij of zij gaat de complexiteit en de risico’s bepalen. Dat doen ze aan de hand van onder andere de mate van complexiteit, de invloed op privacy, security en architectuur. Er zijn dus een aantal vraagstukken waarbij de adviseur al een grove inschatting maakt, een impactanalyse. Hoeveel impact heeft dit project. Er worden in deze fase meerdere afdelingen al betrokken waaronder onder andere financiën en collega’s die zich bezig houden met projectmanagement.
- Onderzoek; als na de aanvraag en de intake fase het project nog steeds voldoende waarde heeft. Wordt in deze fase de projectopdracht geschreven. Er is weer meer informatie bekend. Klopt de waardebepaling en de risicoanalyse na het schrijven van de opdracht nog steeds, dan kun je verder op de cirkel. Zo niet, kun je in deze fase gaan bijsturen of alsnog stoppen met het project.
- Initiatie
Na het doorlopen van deze stappen gaat het project langs de portfolioboard. Hier zitten de directieleden van de verschillende afdelingen in. Zij bepalen dan samen of het project in uitvoering kan gaan. In sommige gevallen als een project echt spoed heeft, gaat die al wat eerder langs directie, maar over het algemeen doorloopt elke aanvraag deze procedure en kan het dus twee tot drie maanden duren voordat die langs (vast kwartaalmoment) de portfolioboard gaat.
Verder is het streven van de gemeente Alphen aan de Rijn ook om dit proces te koppelen aan de P&C cyclus van de gemeente. Change en run worden gekoppeld. Momenteel wordt ook de afdeling financiën betrokken bij het proces van portfoliomanagement.