Het aantal projecten bij gemeenten blijft maar stijgen en we hebben te weinig projectmanagers. Veel gemeenten zoeken nieuwe projectmanagers, maar ze zijn moeilijk te vinden. Dit maakt het extra belangrijk om een overzicht te hebben van alle projecten en de prioriteit die je aan elk project toekent. Bij een aantal gemeenten zie je de functie van opgavemanager ontstaan, iemand die rond een bepaalde opgave overzicht heeft over alle projecten en programma´s die bijdragen aan de grotere opgave. Wie zien echter ook genoeg gemeenten die de organisatiestructuur niet willen uitbreiden en deze gemeenten moeten op een andere wijze het overzicht houden en prioriteren.
Ruimtetafel
Bij de gemeente Leidschen-Voorburg houden ze overzicht en prioriteren ze via een zogenaamde ruimtetafel. Sharita en Caroline namen ons in een drukbezocht webinar mee in hoe zij de ruimtetafel ingericht hebben en wat hun ervaringen ermee zijn geweest de afgelopen twee jaar.
Caroline is hoofd projectmanagement en advies en daarmee ook proceseigenaar van de ruimtetafel. Sharita is adviseur projectmanagement en is vanaf het begin al betrokken bij het vormgeven van de ruimtetafel.
De ruimtetafel houdt overzicht over alle initiatieven, zowel intern als extern binnen het ruimtelijk domein. Wanneer een nieuw initiatief komt, dan wordt eerst gekeken of deze bijdraagt aan het bredere beleid dat bepaald is en hoeveel capaciteit dat zal kosten. Alleen de grote en meer complexte projecten verlopen via de ruimtetafel. Kleine projecten verlopen via andere routes.
Voorbereiding prioritering
In het kader van de ruimtetafel worden eerst alle initiatieven en projecten verzameld. De prioritering en programmering wordt eerst voorbereid, waarbij het hoofd en de teamleiders MRO (beleidsafdeling), een strategisch adviseur MRO, een stedenbouwkundige, het hoofd PMA, de ambtelijk opdrachtgevers en een adviseur PMA aanwezig zijn. Optioneel kunnen nog betrokken teamleiders en integraal case managers erbij aanwezig zijn.
Daadwerkelijk prioriteren en programmeren
Na de voorbereiding wordt daadwerkelijk geprioriteerd en geprogrammeerd. Hierbij zijn bovenstaande collega´s weer aanwezig, aangevuld met de capaciteitsmanagers, te weten de directeur ruimte en een aantal hoofden van de diverse afdelingen.
Uitkomsten
De uitkomsten van de prioritering wordt steeds gedeeld met alle betrokkenen. Zij melden ook de initiatiefnemers de uitkomst. De prioritering is overigens een puur ambtelijk proces. Het bestuur wordt hierin bijna niet betrokken. In enkele gevallen moest aan het bestuur beargumenteerd worden waarom bepaalde keuzes gemaakt waren. In deze gevallen is het belangrijk dat de directeur Ruimte aanwezig is geweest bij de prioritering en ook achter de gemaakte keuzes staat. Wat nog een uitdaging is, is om de balans te vinden in de prioritering tussen de lopende projecten en nieuwe initiatieven. Lopende projecten komen meestal bij fase-overgangen opnieuw op de ruimtetafel om de prioriteit te bepalen.
Hoe kom je tot een goede voorbereiding?
In Leidschendam-Voorburg heeft men een aantal formats gemaakt waarmee iedereen snel en makkelijk informatie kan aanleveren voor de ruimtetafel. Wanneer collega´s initiatieven aandragen wordt hen gevraagd een projectcanvas (een soort startnotitie) in te vullen.
Voor de bepaling van de complexiteit van het project kunnen collega´s teruggrijpen op een centrale tool met een aantal vragen. Aan de hand van vragen over de inhoudelijke complexiteit, de bestuurlijke complexiteit en de organisatorische complexiteit wordt de algehele complexiteit gemeten. Kleine en multidisciplinaire projecten worden in de lijn belegd, grotere projecten worden toegewezen aan vrijgestelde opdrachtgevers.
Vanuit de beleidsafdeling is ook een format beschikbaar gesteld met criteria waarmee het belang van nieuwe initiatieven gezien vanuit het beleid afgewogen kunnen worden.
Tijdens de bijeenkomsten van de ruimtetafel worden van alle initiatieven het projectcanvas, het complexiteits-meetinstrument en het afwegingskader vanuit beleid op tafel gelegd, waarbij vooraf is gekeken of de formats kwalitatief goed zijn ingevuld. Doordat al gedegen voorwerk is gedaan voordat een project van start gaat, loop je bij de start van het project veel minder risico dat het project stilvalt doordat bepaalde zaken vooraf niet goed onderzocht of geregeld zijn.
Impact-effort matrix
Op basis van de formats krijgen projecten een plaats in de impact-effort matrix. De projecten die veel bijdragen aan de doelen met weinig inspanning komen terecht in het 2e kwadrant. Projecten de goed bijdragen aan het beleid met meer inspanning vind je terug in het 1e kwadrant. Projecten die weinig bijdragen aan de beleidsdoelen en weinig inspanning vragen, zien we terug in het 3e kwadrant. Projecten die weinig bijdragen aan de beleidsdoelen en ook nog eens veel inspanning vragen, zien we terug in het 4e kwadrant. Projecten uit het eerste kwadrant zullen snel een hoge prioriteit krijgen. Projecten uit het vierde kwadrant leg je liever nog even op de plank. Aangezien de doelen van het college in de beleidsdoelen verwerkt zitten, prioriteer je hiermee dus ook de collegedoelen. In Leidschendam-Voorburg werkt dit goed en het college kan zich meestal vinden in de prioritering die de ambtelijke organisatie vaststelt als je kunt uitleggen hoe je bent gekomen tot de prioritering. Wanneer er initiatieven op tafel komen waarvoor geen beleid is dan krijgt het initiatief dus automatisch een lage prioriteit. In die gevallen wordt vanuit beleid gekeken of het wenselijk is een dergelijk initiatief op te nemen in het beleid. Wanneer een initiatief daadwerkelijk wordt opgenomen in het beleid, dan zal dat leiden tot een hogere prioriteit op de ruimtetafel.
De besproken tools vind je terug in het forum van de VPNG. De VPNG biedt bovendien ook een tool aan voor het bepalen van de complexiteit van een initiatief. De opname van dit webinar kan je terugkijken bij de vakgroep Projectbeheersing.