We merken bij de VPNG dat het professioneel projectmatig werken vaak langzaam aan de aandacht van gemeenten ontsnapt. De VPNG organiseert daarom regelmatig bijeenkomsten om de projectmanagers scherp te houden.
12 april was Rosalie Hirdes te gast bij de VPNG om te vertellen hoe de gemeente Lansingerland het professionaliseren van projectmatig werken de afgelopen tijd heeft aangepakt. Een verhaal ter inspiratie voor andere gemeenten om het projectmatig werken goed onder de aandacht te brengen en te houden bij de collega’s.
Enrico Kraijo van de VPNG begon de bijeenkomst met een inleiding over wanneer je moet kiezen om projectmatig te werken, en niet voor bijvoorbeeld procesregie of programmasturing. Wanneer vanuit de opgave het geen structurele inspanning is, je een vooraf bepaald resultaat kan vastleggen en de sturingsverantwoordelijkheden bij meerdere actoren liggen, dan is de beste werkwijze ‘projectmatig werken’.
Werkwijzen
Bij veel gemeenten wordt opgavegericht werken gebruikt om te sturen op de integrale samenhang tussen programma’s, processen en projecten. En doordat de maatschappelijke opgaven steeds sneller wijzigen, moeten gemeenten ook in staat zijn sneller van werkwijze te wisselen. De ene keer is bijvoorbeeld projectmatig werken de beste werkwijze en dat kan omslaan naar procesregie of programmasturing. Of je gebruikt procesregie als werkwijze en door verandering in de opgave gaat projectmatig werken weer beter passen.
Ook verandert tegenwoordig de positie van een gemeente zich in een opgave. Soms treed je als gemeente meer op als procesregisseur, waarbij later je meer bijvoorbeeld een facilitator wordt.
De juiste werkwijze en positie
Het wisselen van werkwijze en de veranderende positie van een gemeente bij een opgave, maakt het voor een gemeente steeds complexer om opgaven succesvol op te pakken. In de praktijk zien we soms projecten die moeizaam verlopen. Voor een deel worden dan de projectleiders terugverwezen naar handboeken projectmatig werken. Beter is om te bezien of projectmatig werken in dat geval wel de beste werkwijze is en of de positie van de gemeente wellicht veranderd is. Het is dus belangrijk dat wanneer je werkt aan het professionaliseren van projectmatig werken je de samenhang ziet tussen projectmatig werken, procesregie, programmasturing en het opdrachtgeverschap.
Projectmatig werken op het platform van de VPNG
Enrico nam de deelnemers nog even mee naar de e-learning op het VPNG-platform. Op deze e-learning staan tientallen handboeken projectmatig werken ter inspiratie voor je eigen handboek projectmatig werken. Ook vind je bij de e-learning het zandlopermodel. Hierin zie je jouw plek als projectleider in relatie tot de bestuurlijk opdrachtgever, de ambtelijk opdrachtgever, de projectteamleden en de capaciteitsleverancier. Bij het professionaliseren van projectmatig werken wordt vaak direct gekeken naar de handboeken, terwijl de relaties tussen de rollen in het zandlopermodel bij het professionaliseren van projectmatig werken eigenlijk nog belangrijker zijn. Ook is op het platform een meetmodel te vinden waarmee je kan meten hoe professioneel het projectmatig werken binnen jouw gemeente is.
Projectmatig werken afstoffen
Bij elke gemeente realiseert men zich gemiddeld één keer in de vier jaar dat men het projectmatig werken weer even kritisch onder de loep moet nemen. Bij de gemeente Lansingerland was het zelfs al langer geleden dat men het projectmatig werken bij de hoorns had gevat. Er was in de jaren een wirwar aan formats ontstaan, er was geen eenduidige rapportage over de voortgang van projecten, opdrachtgevers namen hun rol niet of kenden zelfs hun rol niet en ook de algehele vastlegging van de documentatie gebeurde op verschillende manieren.
Een project voor het professionaliseren van projectmatig werken
Het professionaliseren van het projectmatig werken zijn ze in Lansingerland aangevlogen als project. Hierbij werden projectteamleden betrokken vanuit alle domeinen. In de praktijk is dat soms lastig, want iedereen is ‘druk’. Door duidelijk op de voordelen van projectmatig werken te wijzen, krijg je toch collega’s bij elkaar die ervoor willen gaan. Voor het professionaliseren van projectmatig werken werd er een projectopdracht en een projectplan geschreven. Het plan werd zowel door de opdrachtgever als de opdrachtnemer ondertekend. Het project kent vier fasen: initiatie, definitie, uitvoering en afronding. Nu vindt de implementatie plaats en wordt er ook op gelet dat het project projectmatig werken blijvend geactualiseerd wordt.
Drie resultaatgebieden
Voor het project professionaliseren projectenmatig werken werden drie concrete doelen opgesteld: een goed toegankelijk handboek Projectmatig werken, een toolbox met diverse hulpmiddelen voor het projectmatig werken en als laatste activiteiten om de projectvaardigheden binnen de organisatie te ontwikkelen en te delen.
De toolbox
De toolbox kent vijf onderdelen: planning, projectadministratie, communicatie, financiën en de standaard documenten. Per onderdeel is een projectteamlid verantwoordelijk. De input van deze vijf onderdelen is vanuit de gehele organisatie opgehaald.
Projectvaardigheden
Lansingerland biedt medewerkers die betrokken zijn bij projecten nu een trainingsaanbod voor ervaren projectleiders, beginnend projectleiders, ambtelijk opdrachtgevers, projectmedewerkers en PSU begeleiders. En om de aandacht vast te houden is er jaarlijks de week van de projecten, met workshops en presentaties. Op deze wijze zullen alle medewerkers die aan projecten werken op dezelfde manier aan projecten werken. Deels zijn het interne trainers, gewoon collega’s die de training geven, en deels worden externen gevraagd trainingen te verzorgen.
Handboek
Lansingerland heeft getracht een zo levendig mogelijk handboek te maken met onder andere formats, standaard projectplannen en voortgangsrapportages. Het handboek is digitaal en hardcopy beschikbaar.
Implementatie en borging
Voor nieuwe medewerkers staat nu het projectmatig werken in het startdocument. Natuurlijk moet de wil om projectmatig te werken komen vanuit de medewerker, maar enige druk van bovenaf is soms ook nodig. In het kader van die druk van bovenaf worden medewerkers bovendien nu in hun beoordelingsgesprekken ook beoordeeld op hun vaardigheden rondom projectmatig werken. Het trainingsaanbod en de week van de projecten helpen hierbij goed het projectmatig werken te borgen bij de collega’s en binnen de organisatie. Bovendien is er een aanspreekpunt gekomen voor de hele organisatie voor collega’s die vragen hebben over projectmatig werken.
Bijvangst van het project professionaliseren projectmatig werken
Het project heeft Lansingerland het inzicht gebracht dat er een nieuwe functie moest komen, de ambtelijk opdrachtgever. Soms pakte iemand vanzelf deze rol goed op, maar ook vaak werd deze rol bij iemand neergelegd die helemaal geen tijd had of de ambitie voor nog een extra rol. Om de rol van ambtelijk opdrachtgever goed te organiseren, is het nu een fulltime officiële functie. De ambtelijk opdrachtgever is nu opdrachtgever van ongeveer 25 projecten, hoofdzakelijk van projecten van het team gebiedsontwikkeling, maar ook vanaf het team samenleving is er nu interesse.
Tijdens het project professionaliseren projectmatig werken werd ook duidelijk dat de start van een project zeer belangrijk is. Daarom is een pool met PSU begeleiders opgezet die ingeschakeld kunnen worden bij de start van een project. Deze PSU begeleiders komen uit de interne organisatie en kunnen ook in de hele organisatie ingezet worden.
Een derde bijvangst was dat het duidelijk werd dat de rol van portfoliomanager gecreëerd moest worden. Iemand die het overzicht kan leveren over de lopende en aankomende projecten, en die rekening houdend met de capaciteit kan aangeven wat qua projecten wel en wat niet mogelijk is, welke prioriteit projecten krijgen en wat hierbij het achterliggende afwegingskader is.
Uitdagingen
Na het opfrissen van het projectmatig werken wordt het een uitdaging om alle documentatie, toolboxen en trainingen in de toekomst actueel te houden. Ook moet je voorkomen dat collega’s het projectmatig werken op termijn weer als lastig gaan ervaren. Men moet bijvoorbeeld het nut van voortgangsrapportages blijven begrijpen en deze niet als ‘lastig’ ervaren. De komende periode moet ook gekeken worden naar de specifiekere invulling van afspraken. Een project loopt meestal toch anders als je van te voren had gedacht en hoe ga je in dat geval om met de gemaakte afspraken? En als laatste uitdaging gaat Lansingerland het domein samenleving op een hoger niveau van projectmatig werken tillen. De uitdaging ligt hier om de collega’s van Samenleving, die nu vaak improviserend werken, te overtuigen dat je met projectmatig werken uiteindelijk als team beter presteert.
De presentatie van deze bijeenkomst staat in het forum van de VPNG. De opname kan je terugkijken bij de e-learning onder hoofdstuk 11.