Eind mei werd bij de VPNG een webinar gehouden over hoe de gemeente Dijk en Waard haar projecten beheerst. Te gast was Marco Schouten van Dijk en Waard. Hij benadrukt dat het uitvoeringsprogramma een centrale rol speelt in het prioriteren en sturen van gemeentelijke activiteiten. Hij beschreef het proces van besluitvorming en implementatie aan de hand van verschillende stappen en overlegmomenten:
Belangrijke punten die werden genoemd:
-
Uitvoeringsprogramma als Leidraad: Marco Schouten benadrukt dat 80-90% van de gemeentelijke activiteiten voortkomt uit het uitvoeringsprogramma. Dit programma vormt de basis voor de keuzes die worden gemaakt over welke initiatieven en projecten prioriteit krijgen.
-
Slagboom Overleg: Dit is een cruciaal moment waarop beslissingen worden genomen over de prioriteit van projecten. Het 'slagboom overleg' fungeert als filter voordat projecten doorgaan naar verdere bestuurlijke afstemming en uitvoering.
-
Bestuurlijke Afstemming: Na het 'slagboom overleg' volgt bestuurlijke afstemming op verschillende niveaus binnen de gemeentelijke organisatie. Hierbij worden besluiten genomen over de verdere uitvoering van projecten en initiatieven.
-
Capaciteitsmanagement: Marco benadrukt ook het belang van capaciteitsmanagement bij de uitvoering van projecten. Dit omvat het beoordelen van beschikbare middelen en mensen voordat projecten groen licht krijgen voor implementatie.
-
Projectplan en Opdrachtgeving: Projectplannen worden opgesteld door projectleiders en worden vervolgens goedgekeurd door opdrachtgevers binnen de gemeentelijke structuur. Hierbij worden concrete taken, verantwoordelijkheden en deadlines vastgesteld.
-
Dashboard en Monitoring: Om grip te houden op de voortgang en capaciteitsbenutting, maakt de gemeente gebruik van dashboards. Deze geven inzicht in lopende projecten, hun status en de beschikbare capaciteit.
-
Cultuuromslag en Implementatie: Er wordt gesproken over de noodzaak van een cultuuromslag binnen de gemeentelijke organisatie om deze nieuwe werkwijze effectief te implementeren. Dit omvat het betrekken van medewerkers bij de nieuwe processen en het creëren van uniformiteit en efficiëntie.
Samenvattend laat Marco Schouten zien hoe het uitvoeringsprogramma niet alleen een strategisch document is, maar ook een operationele leidraad vormt voor de gemeentelijke activiteiten. Het proces van besluitvorming en implementatie, inclusief de rol van diverse overlegorganen en het gebruik van dashboards, draagt bij aan een gestroomlijnde uitvoering van gemeentelijke projecten en initiatieven.
Dit was een bijeenkomst van de vakgroep Projectbeheersing. Deze en andere webinars kan je terugkijken bij de vakgroep. De presentatie van Marco vind je terug in het forum.