In oktober waren Sjors en Mirjam van de gemeente Utrecht te gast bij de VPNG bij een webinar over projectbeheersing en wat een projectondersteuner kan betekenen voor de beheersing.
Dit webinar gingen Sjors en Mirjam in op de projectbeheersingsaspecten:
- Risicomanagement
- Financiën
- Planning
- Kasritme
- Organisatie
- Informatie
- Kwaliteit
Elk project hoort te beginnen met een projectopdracht, bij sommige gemeenten ook wel een projectcontract genoemd, waarin beschreven wordt wat we van het project mogen verwachten en binnen welke randvoorwaarden. Dit projectopdracht hoort een beheersplan te bevatten.
Binnen een project heb je te maken met tijd, geld en kwaliteit. Wanneer je een van deze drie wijzigt, dan zal dat van invloed zijn op de andere twee. En bij elk van de drie aspecten kan je risico´s benoemen. Je project bevindt zich binnen een context van informatie en de organisatie.
Ongewenste gebeurtenissen kunnen een effect hebben op het geld, tijd, kwaliteit, omgeving, het imago of de veiligheid.
Zes stappen van risicomanagement
- Wat is je doel en wanneer is het geslaagd.
- Risico´s inventariseren. Wat staat succes in de weg?
- Wat zijn de belangrijkste risico´s? Wat zijn de belangrijkste belemmeringen?
- Wat zijn je maatregelen als het risico optreedt? Wie en planning.
- Procesafspraken.
- Procesafspraken.
Hoe inventariseer je risico´s?
Je kan de verschillende betrokkenen vragen om vanuit hun kant risico´s te bedenken. Risico´s kan je beschrijven door oorzaak, risico en gevolg te omschrijven met “doordat… kan het zo zijn dat… waardoor…” . Maak een prioritering en wijs risico-eigenaren aan. Ook kan je risico´s indelen in de impact die een risico zal hebben en de kans van optreden.
Wat kan een ondersteuner bedragen aan de risicobeheersing?
- Je kan een sessie voorbereiden om met de groep risico´s in kaart te brengen. Welke werkvorm gaan we gebruiken om de risico´s op te halen? Welk format gebruiken we om de risico´s in te plaatsen?
- Je kan de risico´s monitoren en actualiseren.
- Je kan risico´s en beheersmaatregelen koppelen aan een verantwoordelijke.
- Je kan een overzicht van de belangrijkste risico´s aanleveren voor de voortgangsrapportage.
- Je kan nieuwe risico´s signaleren en voorleggen in het team.
Geld
We krijgen voor een project een bepaald budget en dat heb je voor een bepaalde tijdsduur. In de raming bepaal je hoeveel budget er door de tijd nodig is. In je raming moet je al rekening houden met een reservering voor risico´s. Kijk naar wat al betaald is en waarvoor nog financiële verplichtingen lopen en doe een prognose.
In je raming geef je per projectfase de activiteiten aan en hoeveel dit zal gaan kosten. Op het moment dat je een overzicht hebt wat elke fase en de losse activiteiten mogen kosten, kan je dit gaan bewaken.
Wat kan een ondersteuner bijdragen aan de factor geld?
- Je kan binnenkomende facturen controleren. Heeft het geleverde product de verwachte kwaliteit en is het geleverd binnen de afgesproken voorwaarden? Leg vast welke producten geleverd zijn, tezamen met de relevante documenten die hiermee te maken hebben.
- Zorg ervoor dat degenen die de kosten maken weten waar hoe ze de kosten moeten indienen. Aanmaken en communiceren van de WBS-elementen of andere codes die nodig zijn.
- Houd bij grote projecten bij hoeveel betaald is, hoeveel is nog verplicht en welke bestedingsruimte is er nog.
Tijd
Heb inzicht in de doorlooptijd van activiteiten, de afhankelijkheid van de activiteiten onderling en de totale doorlooptijd van de geschakelde activiteiten. Welke activiteiten zijn bepalend voor de (eind)mijlpaal? Let op het kritieke pad. Kijk naar de organisatiekosten. Hoelang is jouw projectteam nodig en wat gaat dat kosten? Koppel risico´s aan activiteiten in de planning. Een heel belangrijk aspect van tijd is het bewaken van de voortgang.
Wat kan een ondersteuner bijdragen aan de factor tijd?
- Je kunt de agenda´s van de verschillende bijeenkomsten voorbereiden. Kijk in de planning om aanstaande belangrijke activiteiten of opleveringen onder de aandacht te brengen.
- Kortermijnafspraken opnemen in het planboard van bijvoorbeeld Teams en deze bijhouden.
- Deelprocessen zelf plannen, zoals het voorbereiden van een raadsvoorstel dat langs het MT, wethouder, etc moet.
- Stappen van terugkerende processen plannen in de agenda´s.
Kasritme: Tijd en geld
Bij het kasritme gaat het om wanneer je hoeveel geld nodig hebt voor je project door de jaren heen.
Organisatie
De organisatie gaat over de bemensing:
- Welke kennis en disciplines zijn nodig?
- Claim capaciteit (intern en extern)
- Maak een raming van de kosten
- Inrichten van CATS en WBS-elementen communiceren
- Monitoren van uitputting budget
Wat kan een ondersteuner bijdragen?
- Je kan registreren welke disciplines in welke hoeveelheid nodig zijn door bij gespreken van de projectmanager te zijn.
- Je kan de capaciteitsaanvragen verwerken in de systemen
- Je kan overzichten maken van toekenningen en afwijkingen van de vraag.
Informatie
Waar slaan we informatie op? We hebben de informatie nodig voor de rapportages. We moeten de interne organisatie regelmatig informeren over vastgestelde onderwerpen met betrekking tot de voortgang en ontwikkeling. Besteed ook aandacht aan het document- en versiebeheer, zodat iedereen de meest actuele informatie heeft. En denk ook na over uit welke systemen en bronnen de informatie wordt onttrokken. Is de informatie altijd even betrouwbaar? Denk bij aanbestedingen eraan dat alle partijen over dezelfde, correcte informatie beschikken.
Wat kan een ondersteuner bijdragen qua informatie?
- Richt de administratie goed in.
- Voer controles uit op een volledige en correcte registratie.
- Zie toe op versiebeheer en geef een duidelijk overzicht van definitieve documenten.
- Bereid rapportages voor door informatie te vergaren over risicomanagement, financiën, planning en organisatie.
Kwaliteit
Door de tijd doorloop je steeds de Plan-Do-Check-Act cyclus, met als doel de kwaliteit steeds te verhogen. Door steeds de kwaliteit te monitoren kan je beslissen je plan aan te passen. De resultaten controleer je weer en je moet eventueel weer je plan aanpassen.
Wat kan een ondersteuner bijdragen qua kwaliteit?
- Bereid relevante informatie voor voor toetsen en audits.
- Notuleer de bevindingen van de toetsen en audits.
- Je kan acties uitzetten aan de hand van de resultaten van het toetsrapport, zoals het registreren van nieuwe risico´s of nieuwe activiteiten of de bevindingen opnemen op de agenda voor een komend overleg.
De opname van dit webinar vind je terug bij de vakgroep Projectondersteuners. De bijbehorende presentatie kan je downloaden.