Amel Jaafar verwelkomde de deelnemers bij deze webinar over projectmatig werken. Amel is trainer projectmatig werken en projectmanagement en werkt daarnaast zelf bij de gemeente Súdwest-Fryslân, waar ze onderdeel is van het team projecten.
Leerdoelen
Amel liet de deelnemers via Mentimeter eerst een woordwolk invullen met woorden die zij associëren met projectmatig werken, waaruit onder meer planning, structuur, overzicht en heldere opdracht naar voren kwamen. Ze gaf aan dat ze na afloop van de webinar de deelnemers de basis van projectmatig werken wilde meegeven: waarom faseren belangrijk is in projecten, het belang van het organiseren van besluitmomenten, hoe je grip houdt op een project en wat de belangrijkste rollen zijn binnen projectmatig werken.
Wat is een project?
Een project is tijdelijk en uniek, heeft een duidelijk resultaat, wordt uitgevoerd door mensen uit verschillende vakdisciplines en expertises, en kent een begin en een einde. Amel liet andere werkvormen bewust buiten beschouwing, omdat dit voor haar de basis van de gehele webinar vormde.
Waarom projectmatig werken
Volgens Amel helpt projectmatig werken om duidelijkheid te krijgen, onder meer in rollen, structuur en de mate van voorspelbaarheid. Daarnaast zorgt het voor een betere samenwerking en betere besluitvorming.
Rollen PMW
Amel benoemde de rollen die binnen projectmatig werken worden onderscheiden: een bestuurlijke opdrachtgever, vaak een wethouder met het project in portefeuille, en een ambtelijke opdrachtgever, die bijvoorbeeld directeur, programmamanager, gebiedsmanager of teammanager kan zijn. Dat verschilt volgens haar per organisatie. Daarnaast is er een projectleider, ook wel ambtelijk opdrachtnemer genoemd, en een projectteam waarin naast de verschillende vakdisciplines ook projectondersteuning is opgenomen. Ten slotte krijgt elk project te maken met stakeholders, zowel intern als extern.
De drie basisprincipes van een project
Om grip te houden op een project gaat Amel uit van drie basisprincipes: faseren, besluiten en beheersen. Ze lichtte toe dat een gemeente die bijvoorbeeld een nieuw dorpsplein wil aanleggen al snel met complexiteit te maken krijgt, vanwege stakeholders in het gebied, het benodigde budget en participatie. Vragen als hoe groot het plein moet worden, welk budget beschikbaar is, wanneer het klaar moet zijn en wie erover beslist, komen dan naar voren. Volgens Amel is het dan zaak om vooraf helder te krijgen wie welke rol vervult, van bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever tot projectleider en projectteam.
Projectmatig werken: grip op projecten
Amel liet een schema zien waarin de fases initiatie, definitie, voorbereiding, realisatie en nazorg zijn opgenomen, met daartussen de besluitmomenten en de doorlopende beheersaspecten. Dit schema vatte volgens haar de drie basisprincipes in één plaatje samen en vormde de rode draad voor de rest van de webinar.
Faseren
Faseren gaat volgens Amel over het stapsgewijs doorlopen van de verschillende fases van een project: van initiatie via definitie en voorbereiding naar realisatie en tot slot de nazorgfase, waarin het project wordt overgedragen en geëvalueerd. Binnen elke fase liggen besluitmomenten, zoals het vaststellen van een projectopdracht en later van een projectplan.
Amel gaf aan dat veel gemeenten inmiddels in de voorbereidingsfase een projectstartup organiseren. In zo'n werksessie met het gekozen projectteam worden onder meer een planning, risico's en stakeholders in kaart gebracht, wat samen de basis vormt voor het projectplan. De duur van zo'n startup is volgens haar afhankelijk van de complexiteit van het project: voor grotere gebiedsontwikkelingen wordt binnen haar gemeente vaak twee dagen uitgetrokken, voor meer faciliterende projecten kan een dag voldoende zijn. Ze waarschuwde wel dat een projectstartup vaak meer tijd kost dan vooraf gedacht en dat het beter is om ruim te plannen dan te krap.
Amel verteld ook dat fases niet altijd strikt na elkaar worden doorlopen. Soms is het nodig om vooruit te werken, bijvoorbeeld met het oog op een bestuurlijke deadline richting raad of college. Belangrijk is dan wel dat het projectteam zich hiervan bewust is en dat vooruitwerken niet tot problemen leidt in de volgende fase.
Beslissen
Bij elk besluitmoment zou een projectteam zich volgens Amel met de opdrachtgever moeten afvragen of het project doorgaat of dat er moet worden bijgestuurd, bijvoorbeeld op tijd, geld of scope. Ze gaf als voorbeeld het dorpsplein, waarbij een uitbreiding van het plein gevolgen heeft voor budget en capaciteit. Als bijsturen niet mogelijk is, kan het projectteam de opdrachtgever adviseren het project te stoppen omdat het niet langer haalbaar is.
Volgens Amel voorkomen expliciete besluitmomenten dat een project ongemerkt groter wordt, wat ook wel “scope creep” wordt genoemd, waardoor een project niet meer beheersbaar is qua tijd of geld.
Beheersen
Naast faseren en besluiten benoemde Amel het beheersen van een project als derde principe. Ze onderscheidde daarbij zeven aspecten:
- Geld: blijft het project binnen het afgesproken budget?
- Risico: vooraf nadenken over mogelijke tegenslagen, zoals een vergunning die later komt dan gepland, en bepalen of zo'n risico wordt geaccepteerd of dat er maatregelen moeten worden getroffen.
- Organisatie: is er voldoende capaciteit en kunnen alle benodigde vakdisciplines meewerken, of moet er extern worden ingehuurd?
- Tijd: het bewaken van de planning gedurende elke fase.
- Informatie: beschikt iedereen over dezelfde informatie en kan die goed worden teruggevonden?
- Communicatie: zijn bewoners en andere stakeholders goed geïnformeerd? Amel gaf aan dat dit steeds meer samenhangt met participatie.
- Kwaliteit: voldoet het resultaat aan de afgesproken kwaliteitseisen?
Projectbeheersing
Amel ging vervolgens dieper in op hoe de beheersaspecten in de praktijk worden ingevuld:
- Geld: een begroting met een kostenraming, dekking en eventueel een uitvoerings- of voorbereidingskrediet, waarbij het budget realistisch moet zijn.
- Risico: een projectteam inventariseert niet alleen risico's maar ook kansen, en legt vast wie risico-eigenaar is en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van maatregelen.
- Organisatie: heldere rollen en mandaat: een bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgever, een opdrachtnemer, een projectleider en een projectteam, met afspraken over vergaderfrequentie en rapportage richting de opdrachtgever. Amel benadrukte dat goede communicatie en samenwerking, de mensenkant van een project, een project kunnen maken of breken.
- Tijd: hoofdfases, mijlpalen, deadlines, kritieke paden en afhankelijkheden, waarbij een planning volgens haar geen voorspelling is maar een hulpmiddel om de voortgang te bespreken.
- Informatie en communicatie: rapportagemomenten, vaste formats en een communicatiestrategie.
- Kwaliteit: de gestelde kwaliteitseisen en toetsmomenten gedurende het project.
Recap webinar
Amel sloot af met een recap van de belangrijkste punten: een goede organisatie-inrichting begint met een duidelijke opdracht, waarbij een bestuurlijke opdrachtgever een opdracht geeft en een ambtelijke opdrachtgever deze aanneemt. Daaromheen staat een sturingsdriehoek en een projectteam met projectondersteuning. Amel benadrukte nogmaals de drie principes van faseren, besluiten en beheersen, en het belang van het in elke fase grip houden op de zeven beheersaspecten.