In 30 jaar tijd is projectmatig werken ondertussen ingeburgerd bij gemeenten en provincies. We zien echter een golfbeweging van ongeveer vier jaren, waarin de collega´s projectmatig werken ontdekken en dat de kennis ook weer wegvloeit. Collega´s krijgen andere functies of verlaten de gemeente, en dan zakt de kennis over projectmatig werken binnen een gemeente weer weg. Tot er weer iemand opstaat die het projectmatig werken herontdekt en de collega´s weer enthousiast meeneemt in het projectmatig werken.
Yolanda van Doeveren, programmadirecteur bij de gemeente Midden-Groningen, is zo´n iemand die vol enthousiasme collega´s wil meenemen in het projectmatig werken, en daarbij ook het enthousiasme wil vasthouden. Ze heeft eerder in Amsterdam gewerkt en geeft als eerste aan dat het binnen een gemeente de kunst is om het projectmatig werken voortdurend te onderhouden.
Behoefte Projectmatig werken
De behoefte aan projectmatig werken ontstaat doordat:
- er meer behoefte is aan prioritering van projecten bij management en
- er grote opgaven met veel extra, incidenteel geld zijn.
- er een hoge werkdruk is.
- de integraliteit beter kan.
- er een laagdrempelige (bestuurlijke) cultuur is. Dit is mooi, maar heeft ook nadelen.
- er rolduidelijk moet zijn. Het moet duidelijk zijn wie de bestuurlijk en wie de ambtelijk opdrachtgever zijn. Vaak zie je bij gemeenten dat men maar iets doet, zonder duidelijke rolafspraken.
Bij het begin beginnen
Direct na de vorige verkiezingen is men begonnen het raads- en collegeprogramma om te zetten naar opdrachten, aangevuld met de overige grote opgaven – de ontwikkelingen van buitenaf. Hiermee heb je de werkvoorraad in kaart en heb je een eerste aanzet tot portfoliomanagement. Dit leidde tot een lijst met een paar programma´s en vooral veel projecten en lijnactiviteiten.
In Midden-Groningen is het opgavegericht werken opgepakt volgens de methode van de VPNG, met opgavegericht besturen, opgavegericht sturen, opgavegericht presteren en opgavegericht leren. Voor het deel projectmatig werken hierin, is gebruikgemaakt van de driehoek bekwamen, begrijpen en toepassen.
Leren werken met projecten
Iedere medewerker van Midden-Groningen krijgt het aanbod om twee keer per jaar een dagdeel via een workshop zijn/haar kennis over projectmatig werken te ontwikkelen. Hiermee hoopt de gemeente bij de medewerkers de interesse voor projectmatig werken te vergroten. Voor leidinggevenden, opdrachtgevers en opdrachtnemers bestaan extra trainingen rondom rolduidelijkheid. Specifiek voor projectleiders kent de gemeente nog een 14-daagse leerlijn. De trainingen verzorgt de gemeente zelf en de gemeente moedigt de medewerkers ook aan training bij externe partijen te volgen. Daarnaast hebben alle medewerkers toegang tot handboeken, formats en ook het lidmaatschap van de VPNG draagt bij aan de kennis over projectmatig werken.
Het management wil vooral projectmatig werken om grip te krijgen op alle projecten, om grip te krijgen op de prioritering en de beschikbare capaciteit. Dus aan de ene kant wil het management top-down projectmatig werken invoeren en bottom-up ontstaat bij de medewerkers zelf de behoefte aan structuur. Zonder projectmatig werken zie je soms dat medewerkers met opdrachten bezig zijn, waar niemand opdracht toe gegeven heeft.
Belangrijk is om met het management te oefenen met het opdrachtgevende gesprek. Als het management zijn rol niet kent, of projectmatig werken niet ondersteunt, dan is het gedoemd te mislukken.
In ´communities of practise´ gaan programmamanagers, projectleiders en projectsecretarissen aan de slag om bepaalde thema´s uit te diepen. In deze communities komen medewerkers uit de diverse domeinen/clusters bij elkaar.
Tools en instrumenten: de hardware
Midden-Groningen probeert alle medewerkers dezelfde taal te laten spreken. Denk aan een procesbeschrijving, de opgave op één A4 en een stroomschema voor het kiezen van de juiste aanpak – project, programma of proces. Het is niet verplicht, maar iedereen wordt wel gemotiveerd het te gebruiken. Per aanpak staan instrumenten, tools en formats ter beschikking en zijn er standaarden opgesteld voor onder andere risicoanalyse, de projectbegroting en de participatie-aanpak.
Tools en instrumenten: kennis delen
Bij de gemeente zijn interne PSU-begeleiders beschikbaar en buddies. In principe mag iedereen die projectmatig werkt vrijwillig deelnemen aan de communities of practise waarbij kennis gedeeld wordt. Bij Midden-Groningen zijn dit nu iets van 50 medewerkers en bij sessies zie je uit deze groep steeds in wisselde samenstelling een deel actief kennisdelen, afhankelijk steeds van de thema´s.
En natuurlijk kan iedereen gebruikmaken van het intranet. Het is de vindplaats voor informatie, handboeken, formats en tools en in het forum kunnen vragen gesteld worden. Je kunt er komende opleidingen vinden en data waarop de Communities bepaalde thema´s gaan verdiepen.
Uitdagingen
Hoe houd je het management en de collega´s enthousiast als het nieuwe eraf is en de waan van de dag gaat overheersen? Zorg dat je de aanpak verdeeld over een aantal collega´s zodat je draagkracht blijft houden. En organiseer ambassadeurs! En laat het bestuur onderdeel uitmaken van de werkwijze, maar dat is nog de grootste uitdaging bij de aanpak van projectmatig werken.
Vragen
Hoe krijg je het voor elkaar dat iedereen zijn rol kent, ook de opdrachtgevers?
Je ziet in de praktijk dat projectleiders getraind worden in de rollen. Zij weten dus heel goed wanneer iets terug moet naar de opdrachtgever. Eerder moest een projectleider zelf de capaciteit regelen voor zijn project en dat hoort natuurlijk niet. Nu kan de projectleider met de capaciteitsvraag naar de opdrachtgever. Een opdrachtnemer en opdrachtgever maken samen afspraken en beide mogen de ander erop aanspreken en beide worden er ook op getraind om bij escalatie goed te handelen. Op dit moment komt alle capaciteit voor projecten nog uit de lijn, maar je ziet dat dit gaat wringen bij heel grote opgaven en wellicht zou je naar dedicated teams moeten voor de heel grote opgaven.
Wat is het meest nuttige instrument?
Het canvas waarop het project op één A4 wordt beschreven is heel bruikbaar gebleken in de praktijk. Ook is het logboek met de voortgangsrapportages van de projecten heel nuttig. Daar projectleiders dit logboek vooraf invullen, kan de halfjaarlijkse voortgangsbespreking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en de betrokken lijnmanager heel effectief gevoerd worden. Het logboek geeft hiermee ook een mooi overzicht van alle afwijkingen, aanpassingen, etc waar het project door de jaren heen mee te maken had, hoe er bijgestuurd is en welke risicoanalyses eraan ten grondslag lagen. De communities of practise hebben hun waarde in de praktijk bewezen. Medewerkers die met bepaalde vraagstukken worstelen, leggen deze nu makkelijker aan hun collega´s voor en gezamenlijk kom je richting de juiste antwoorden.
Hoe overtuig je het management van projectmatig werken?
Door medewerkers het projectmatig werken te leren, krijg je als management medewerkers die zelf al nagedacht hebben over hoe bepaalde zaken opgelost kunnen worden, wat heel efficiënt werkt en veel tijd bespaart. Zonder projectmatig werken heb je collega´s met weinig inbreng. Iemand die projectmatig werkt kan melden wat bijvoorbeeld de verkenningsfase en de initiatieffase hebben opgeleverd. Op basis hiervan kan hij of zij een voorstel doen aan het management met de mogelijkheden die er zijn, hoe het krachtenveld eruit ziet en welke uitdagingen er zijn. Als manager hoef je niet alles zelf meer te bedenken, je hebt medewerkers die op een logische en gestructureerde wijze meedenken en allemaal dezelfde taal spreken. Als iemand het heeft over een krachtenveldanalyse, dan weet iedereen precies wat daarmee bedoeld wordt.
Dit was een webinar vanuit de vakgroep Projectmatig werken. De opname van dit webinar vind je bij deze vakgroep. Veel van de besproken formats vind je in het forum.