De vakgroep Projectondersteuners van de VPNG kijkt naar welke taken projectondersteuners nog meer kunnen doen, naast de standaard taken. In een vorig webinar werd in dit kader dieper ingegaan op de projectplanning. Dit webinar ging in op hoe projectondersteuners kunnen helpen bij het omgevingsmanagement van een project.
Ellen Kassing verwelkomde de deelnemers bij deze webinar. Daarna gaf zij het woord aan Nyke Popma van gemeente Den Helder.
Nyke werkt bij het deelteam Omgeving van de gemeente Den Helder en begeleidde het gesprek tijdens het webinar. In het rondetafelgesprek namen daarnaast drie professionals uit de gemeente Den Helder deel:
- Natasja werkt bij team Openbare Ruimte en combineert haar rol als projectondersteuner met een leerwerktraject richting omgevingsmanagement.
- Jeanette is sinds ongeveer vier jaar werkzaam als omgevingsmanager en maakte na enige tijd de overstap vanuit projectondersteuning.
- Ilse werkt als omgevingsmanager en heeft een achtergrond in de civiele techniek.
Samen gingen zij in gesprek over omgevingsmanagement, hun ervaringen in de praktijk en de mogelijkheden voor projectondersteuners om zich in deze richting te ontwikkelen.
Een webinar in ronde tafelvorm
Ellen gaf aan dat deze bijeenkomst anders was opgezet dan gebruikelijk. In plaats van een traditionele webinar met een vaste presentatie kozen de deelnemers uit Den Helder voor een rondetafelgesprek. 
Van projectondersteuning naar omgevingsmanagement
Nyke gaat als eerste in gesprek met Natasja over haar stap van projectondersteuner naar omgevingsmanager. Natasja vertelt dat zij in haar ondersteunende rol al veel bezig was met communicatie en klachtenafhandeling. Juist daar merkte zij dat zij meer wilde betekenen in het contact tussen inwoners, stakeholders en de gemeente.
Zij wilde niet alleen ondersteunen, maar zelf ook de verbindende schakel zijn. Vanuit die behoefte ging zij op zoek naar functies die daarbij passen. Zo kwam zij uit bij omgevingsmanagement. In overleg met haar leidinggevende kreeg zij de kans om een leerwerktraject te volgen. Samen met Ilse volgde zij daarnaast een opleiding omgevingsmanagement. Inmiddels pakt zij ook daadwerkelijk werkzaamheden op in die rol.
Wat in haar verhaal vooral naar voren komt, is dat deze ontwikkeling niet alleen voortkomt uit inhoudelijke interesse, maar ook uit enthousiasme over contact met de omgeving en het werken aan verbinding.
Leren in de praktijk
Ilse vertelt hoe zij Natasja in dat ontwikkeltraject begeleidt. Daarbij laat zij haar kennismaken met verschillende onderdelen van het vak. Natasja houdt zich onder meer bezig met projectcommunicatie, teksten voor de website en het maken van een stakeholdersanalyse.
Zo’n analyse helpt om alle betrokkenen en belanghebbenden rondom een project in beeld te krijgen. Daarmee wordt duidelijk met wie je wanneer moet communiceren en wat de gevolgen van een project zijn voor de dagelijkse omgeving.
Ook komt een belangrijk instrument uit het vak aan bod: het BOVC-plan. Ilse legt uit dat BOVC staat voor bereikbaarheid, veiligheid, leefbaarheid en communicatie. In de voorbereiding van een project wordt bekeken welke effecten werkzaamheden hebben voor bewoners, ondernemers en andere gebruikers van de omgeving. Daarbij gaat het om vragen als: welke hinder ontstaat er, hoe blijft een gebied bereikbaar en hoe communiceer je daarover?
Die afspraken worden ook meegegeven aan de aannemer, zodat daar in de uitvoering rekening mee wordt gehouden. Tegelijkertijd maken Ilse en Jeanette duidelijk dat omgevingsmanagement veel breder is dan alleen dit soort instrumenten. Afhankelijk van het project gaat het ook om participatie, vergunningen, flora en fauna, onderzoeken en andere randvoorwaarden. Juist die breedte maakt het vak afwisselend.
Wat doet een omgevingsmanager precies?
In het gesprek werd steeds duidelijker dat de rol van de omgevingsmanager breed is en niet in één vaste taakomschrijving past. De functie verschilt per project in omvang en invulling. Soms gaat het vooral om communicatie richting bewoners, soms om participatie, soms om het in kaart brengen van belangen, en bij grotere of complexere projecten ook om voorbereiding, afstemming en het bewaken van randvoorwaarden.
Ilse benadrukte dat het belangrijk is om als omgevingsmanager duidelijk te maken wat je rol is, welk mandaat je hebt en welke beslissingsruimte daarbij hoort. Dat kan bijvoorbeeld gaan over budgetten of de bevoegdheid om bepaalde keuzes zelfstandig te maken. Daarmee raakt de functie ook de manier waarop een projectteam is ingericht en de onderlinge afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Praktijkvoorbeeld nieuwbouw en participatie
Op de vraag hoe omgevingsmanagement er in de praktijk uitziet, gaf Jeanette een voorbeeld uit haar werk bij een nieuwbouwlocatie. Zij werkt daar als omgevingsmanager in een project waar in fases ongeveer zevenhonderd woningen worden gebouwd. Het gaat om een langdurig traject waarin zij veel buiten aanwezig is en veel contact heeft met de omgeving.
Zij vertelt over een inbreilocatie in Julianadorp, waar de gemeente aanvankelijk een vergunning had voor een appartementencomplex. Toen zij in de buurt zichtbaar aanwezig was en met bewoners in gesprek ging, bleek dat er veel vragen en emoties leefden over de plannen. De gemeente organiseerde daarop meerdere participatieavonden.
Jeanette geeft aan dat er eerst ruimte moest zijn voor emoties en zorgen. Daarna kon met bewoners worden gekeken naar wat wel mogelijk was. Uiteindelijk leidde dat tot een andere uitkomst dan oorspronkelijk gepland. In plaats van een appartementencomplex werden er drie woningen gerealiseerd en werd een groen picknickgebied aangelegd met picknickbanken als ontmoetingsplek.
Onderhoudsprojecten in bestaande wijken
Naast nieuwbouwprojecten vertelt Ilse over onderhoudsprojecten in bestaande wijken. Zij noemt een rioleringsproject in een zogenoemde bloemkoolwijk, waar slechts één toegangsweg naar een wijk met ongeveer zevenhonderd woningen beschikbaar was. Toen die hoofdweg open moest voor werkzaamheden, ontstond de vraag hoe bewoners en ook nood- en hulpdiensten de wijk konden blijven bereiken.
Samen met een bewoner werd een oplossing gevonden via zijn tuin. Daarvoor moesten een oude schutting en een schuurtje worden afgebroken, maar in ruil daarvoor kreeg de bewoner na afloop een nieuwe schutting en een nieuw schuurtje.
Volgens Ilse vraagt omgevingsmanagement in dit soort situaties om maatwerk. Per project en per situatie moet opnieuw worden bekeken welke oplossing past.
Omgaan met weerstand en grenzen van de rol
In het gesprek komt ook naar voren dat omgevingsmanagement niet alleen draait om positieve samenwerking. Bewoners kunnen ook boos, kritisch of ongeduldig zijn. Ilse vertelt dat een omgevingsmanager vaak het gezicht van een project is en daardoor veel vragen en frustraties krijgt.
Die vragen gaan niet altijd alleen over het project zelf. Soms komen ook onderwerpen aan bod die daar zijdelings mee te maken hebben, zoals parkeerdruk of andere overlast in de wijk.
Ilse geeft aan dat het daarom belangrijk is om goed te weten waar de rol van de omgevingsmanager begint en ophoudt. Soms geef je uitleg, soms verwijs je door en soms moet je ook duidelijk aangeven dat een participatiefase voorbij is en een ontwerp niet meer fundamenteel aangepast kan worden. Ook dat hoort bij de rol: luisteren en verbinden waar mogelijk, maar tegelijk grenzen bewaken en helder communiceren over wat nog wel en niet kan.
Communicatie als belangrijk onderdeel van het vak
Communicatie is een terugkerend thema in het webinar. Natasja vertelt hoe zij in een groot project in de binnenstad van Den Helder meewerkt aan het communicatietraject. Zij schrijft teksten voor de website en werkt mee aan een bereikbaarheidscampagne, in samenhang met bewonersbrieven en andere communicatiemiddelen.
Zij noemt ook een concreet voorbeeld. Er kwam een brief binnen van een stichting over stolpersteine in de binnenstad, herdenkingsstenen met namen van Joodse gezinnen die in Den Helder hebben gewoond. Omdat die stenen tijdelijk uit de bestrating moesten, ontstond een gevoelig vraagstuk. Natasja haalde de wensen van de stichting op, zijnde dat deze netjes en intact werden teruggeplaatst na afloop van de werkzaamheden. Zij bracht samen met Ilse de wethouder op de hoogte en legde vervolgens de verbinding met de uitvoerende organisatie. Er werd een opslagplaats gevonden en het traject verliep daarna goed.
Dit voorbeeld laat zien dat omgevingsmanagement vaak draait om het zorgvuldig verbinden van betrokken partijen, juist wanneer er sprake is van emotionele of symbolische waarde in een project. Het gaat dan niet alleen om praktische communicatie, maar ook om sensitiviteit en zorgvuldigheid.
Verschillende communicatiemiddelen
De deelnemers uit Den Helder vertellen dat in projecten gebruik wordt gemaakt van verschillende communicatiemiddelen. In het besproken project gaat het onder meer om de gemeentelijke website, nieuwsbrieven, bewonersbrieven, een huis-aan-huisblad en een app die gratis te downloaden is. Via die app kunnen omgevingsmanagers, aannemers en andere betrokkenen informatie delen over de voortgang van het project. Door verschillende middelen naast elkaar in te zetten, probeert de gemeente verschillende doelgroepen te bereiken.
Omgevingsmanagement combineren met projectondersteuning
Een belangrijk thema voor veel deelnemers is de vraag hoe omgevingsmanagement te combineren is met ondersteunende taken. Natasja vertelt dat zij formeel voor vijftig procent projectondersteuner is en voor vijftig procent in een leerwerktraject omgevingsmanagement zit. In de praktijk verschilt dat per week. Soms vraagt het ondersteunende werk alle aandacht, soms juist het projectwerk buiten.
Volgens haar is goed timemanagement daarbij belangrijk. Zeker wanneer een projectfase eraan komt waarin communicatie en omgevingsvragen toenemen, moet daar bewust tijd voor worden vrijgemaakt. Soms vraagt dat ook om afstemming met collega’s of leidinggevenden.
Verschil tussen communicatieadviseur en omgevingsmanager
Ook het verschil tussen de rol van communicatieadviseur en die van omgevingsmanager komt aan bod. Volgens Ilse heeft een communicatieadviseur in hun organisatie vooral een adviserende rol. De omgevingsmanager verzorgt of coördineert zelf de communicatie-uitingen rond het project, zoals bewonersbrieven, terwijl de communicatieadviseur meekijkt op begrijpelijkheid, toon, B1-taal en aansluiting bij huisstijl en bestuurlijke context.
Daarnaast hebben communicatieadviseurs vaak ook een signalerende rol richting bestuurders, bijvoorbeeld wanneer er publiciteit ontstaat rondom een project. Per project worden afspraken gemaakt over wie wat oppakt.
Is technische kennis nodig?
Een van de vragen uit de chat gaat over de noodzaak van een technische achtergrond. Jennette vertelt dat zij zelf geen civieltechnische achtergrond heeft, maar in de praktijk veel leert door met collega’s mee te lopen, goed te luisteren en technische informatie te vertalen naar begrijpelijke taal voor bewoners.
Ilse plaatst daar een nuance bij. Volgens haar hangt het af van de complexiteit van het project. Bij ingewikkelde projecten kan een technische achtergrond helpen om sneller te schakelen en informatie beter te begrijpen. Tegelijkertijd geeft ook zij aan dat veel in de praktijk te leren is.
Pakken jullie alle omgevingstaken op?
Uit de vragen in de chat komt ook naar voren of omgevingsmanagers alle omgevingstaken oppakken, bijvoorbeeld ook vergunningen en conditionering. Ilse en Jeanette geven aan dat dit binnen gemeente Den Helder niet zo is.
Ilse vertelt dat vergunningen, zoals een kapvergunning of lozingsvergunning, binnen hun projecten door andere collega’s in het projectteam worden opgepakt. Dat geldt ook voor onderdelen van conditionering, zoals onderzoeken naar kabels en leidingen of de kwaliteit van de grond. Jeanette vult aan dat zij zich zelf vooral bezighoudt met wat er buiten gebeurt en met het contact met de omgeving. Voor vergunningen en technische uitwerking wordt samengewerkt met collega’s die daar specifiek verantwoordelijk voor zijn.
In Den Helder betekent omgevingsmanagement dus niet automatisch dat alle omgevingstaken bij één persoon liggen. Welke taken de omgevingsmanager oppakt, hangt af van de organisatie en de inrichting van het projectteam.
Samenwerking binnen en buiten het projectteam
In antwoord op vragen uit de chat vertellen de deelnemers met wie een omgevingsmanager samenwerkt. Daarbij noemen zij onder meer projectleiders, toezichthouders, directievoerders, projectassistenten, verkeerskundigen, stedenbouwkundigen en werkvoorbereiders.
Ook buiten de gemeentelijke organisatie zijn er veel contacten, bijvoorbeeld met aannemers, bewoners, winkeliers, politie, veiligheidsdiensten en andere stakeholders. Jeanette vertelt dat bewoners haar in de loop van een project gaan herkennen en haar makkelijk weten te vinden.
Kernwaarden van de organisatie
Aan het einde van het gesprek legt Nyke nog de verbinding met de kernwaarden van de gemeente Den Helder: lef, trots en vertrouwen. Natasja vertelt dat zij die kernwaarden goed herkent in haar ontwikkeling richting omgevingsmanagement.
Lef ziet zij terug in creatief en oplossingsgericht werken. Trots in het vak, de stad, de stakeholders en de collega’s. Vertrouwen in betrouwbaar handelen en duidelijk communiceren.
Afsluiting
Nyke sluit het gesprek af met de boodschap dat het webinar bedoeld was om deelnemers inzicht te geven in omgevingsmanagement en in de kansen die deze rol biedt voor ondersteuners die zich verder willen ontwikkelen.