Ellen Kassing verwelkomt Daniëlle van 't hof, van Rijnland in deze webinar. Ellen is vakgroeptrekker van de vakgroep Project- en Programmabeheersing. Danielle is sinds 2013 betrokken bij de implementatie van risicomanagement, hiernaast heeft ze verschillende certificeringen en is opgeleid als lead auditor. In deze webinar gaat zij in op risicomanagement.
Casus: 'Onderhoudsproject Baggeren’
Daniëlle koos deze casus vanwege de herkenbaarheid voor waterschappen, gemeenten en provincies, en om te illustreren hoe risicomanagement actief kan worden toegepast. Het onderhoudsproject baggeren bij Rijnland richt zich op het behoud van waterkwaliteit en -peil om overstromingen te voorkomen.
Het baggerproject bij Rijnland leek op rolletjes te lopen. Ze hadden alles voorbereid: watergangen ingepeild, baggerhoeveelheid en -kwaliteit berekend, een WBO opgesteld, en de aannemer was volop aan het werk. Totdat de verwerker plots de baggerspecie weigerde doordat de certificaten van het WBO niet meer voldeden aan hun criteria. Dit risico hadden zij niet zien aankomen. De aannemer stopte, kosten stapelden op, de planning verschoof, het budget kwam in gevaar, en juridische discussies dreigden.
Geschrokken ging het IPM-team aan de slag. De projectmanager checkte de compliance-processen en ontdekte dat zij wijzigingen van stakeholders niet goed volgden. De omgevingsmanager zag dat de stakeholdersanalyse te algemeen was, zij kenden namelijk de specifieke eisen van verwerkers niet. De technisch manager berekende de extra kosten voor heronderzoek, terwijl de contractmanager zich afvroeg of een ander contract dit had kunnen voorkomen. De manager projectbeheersing keek naar ruimte in planning en budget, en drong aan op een update van het risicodossier.
Met de Kinney & Wiruth-methode scoorden zij het risico aanvankelijk op 135 (oranje, actie nodig). Er werden maatregelen opgesteld: een gedetailleerde stakeholdersanalyse met jaarlijkse checks bij verwerkers, risico’s bespreken in de Project Start-Up met de aannemer, en het baggerproces toetsen op externe invloeden. Hierdoor zakte de score naar 6 groen, beheerst).
Hiermee leerden zij dat een statisch risicodossier niet genoeg is. Door proactief stakeholders te betrekken, risico’s regelmatig te updaten en duidelijke afspraken te maken met aannemers, voorkomen we verrassingen.
Risicomanagement en ISO 9001-Norm
Danielle gaat verder in op hoe risicomanagement een actief onderdeel kan worden van dagelijkse processen, projecten en programma’s, gebruikmakend van de ISO 9001-norm.
Doelen van Risicomanagement
Risicomanagement draait om doelmatigheid en rechtmatigheid: financiële middelen correct inzetten en verantwoorden. Organisaties toetsen dit via interne controle, zoals het Free Lines-model: de eerste lijn controleert dossiers op juistheid, de tweede lijn doet steekproeven, en de derde lijn voert audits uit. Transparantie en integriteit zijn cruciaal. een actueel risicodossier onderbouwt financiële keuzes en afwegingen. Daarnaast helpt risicomanagement budgetten en planningen beheersen, interne en externe processen optimaliseren, en brandjes blussen voorkomen, zoals gezien in de baggercasus. Het bevordert een lerende organisatie die risico’s inzichtelijk maakt, leert van het verleden, en processen aanpast en toetst op effectiviteit.
Wat is ISO 9001?
ISO 9001 is geen exclusieve norm voor het bedrijfsleven en voorkomt niet per se klachten, maar richt zich op klanttevredenheid door een goed ingerichte bedrijfsvoering. Het is relevant door de interne opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. De norm vereist risicogebaseerd denken: niet alleen risico’s vermijden, maar ook kansen benutten. Dit wordt ondersteund door de PDCA-cyclus, een cyclisch proces dat structureel door projecten loopt:
- Plan: Identificeer risico’s en stel beheersmaatregelen op.
- Do: Implementeer de maatregelen.
- Check: Monitor en evalueer de effectiviteit.
- Act: Pas processen aan en verbeter daarna herstart de cyclus.
Praktische Handvatten via ISO 9001
Danielle biedt praktische stappen, gebaseerd op ISO 9001-hoofdstukken, om risicomanagement te integreren:
- Opdrachtontvangst en Projectdefinitie
Een duidelijke projectscope voorkomt uitloop en extra kosten:
- Voorbeeld: bij een zonneweide-project moet je weten of de ambtelijk opdrachtgever alleen panelen wil of ook onderhoud.
- Vraag: wat is marktgebruikelijk? Betrek interne stakeholders, zoals de beheerorganisatie, om verrassingen te voorkomen. Een risicomatrix kan gevolgen en beheersmaatregelen in kaart brengen.
- Stakeholdersanalyse
Een goede stakeholdersanalyse is de basis voor het risicodossier en helpt issues van risico’s te onderscheiden. Betrek alle relevante partijen, zoals de beheerorganisatie, voor waardevolle input. Gebruik analyses van eerdere projecten en stel procedures op voor wijzigingen.
- Voorbeeld: als de interne opdrachtgever niet betrokken is, kan een project onverwachte kosten opleveren.
- Leiderschap en Rolverdeling
ISO 9001 schrijft geen specifieke rollen voor, maar organisaties moeten zelf invulling geven. Een projectleider of risicomanager is eindverantwoordelijk voor het risicodossier, wijst acties toe, en verbindt afdelingen bij projectoverstijgende risico’s. De manager projectbeheersing monitort voortgang en signaleert veranderingen. Teamleden nemen ownership, delen top-down en bottom-up informatie, en bespreken leerpunten in een veilige cultuur. Leiders moeten openheid tonen en het goede voorbeeld geven.
- Communicatie en Risicosessies
Zonder communicatie geen levend risicodossier. Vermijd standaardvragen en organiseer risicobrainstormsessies met alle stakeholders, inclusief control en andere afdelingen. Oprechte nieuwsgierigheid, vooral tijdens uitvoering, levert waardevolle input.
- Risico’s in Uitvoering
Een goede risico-inventarisatie en doorlopende monitoring bijvoorbeeld door gebruik van de PDCA Methode houden projecten beheersbaar.
- Veelvoorkomende risico’s: meerwerk, onvoorziene omstandigheden, niet-geleverde verwachtingen, of juridische discussies. Plan vaste momenten om de ambtelijk opdrachtgever te checken hierdoor kan je eindontevredenheid voorkomen.
- Evaluatie en Lessen
Regelmatige evaluaties bijvoorbeeld maandelijks of via voortgangsgesprekken leveren waardevolle input voor het risicodossier. Wijs één persoon aan voor opvolging. Lessen uit eerdere projecten worden vaak niet gekoppeld. Let hier op, want dat is een gemiste kans voor verbetering.
- Continu Verbeteren
Actief risicomanagement, geïnspireerd door de veiligheidsladder, reduceert brandjes en maakt projecten vooruitstrevend. Fouten zijn niet erg ze bieden juist leermomenten. Stel maatregelen op, volg acties, en maak verbeterverslagen.
Daniëlle geeft aan door ISO 9001 te omarmen, kunnen we risicomanagement verankeren in onze projecten, met een focus op klanttevredenheid, transparantie, en procesoptimalisatie.
Dit was een webinar van de VPNG-vakgroep Projectbeheersing. De volledige opname van dit webinar kunnen leden van de VPNG terugkijken.