De vierde bijeenkomst en tevens laatste voor 2022 van de serie Meester in je vak ging Claudia Landewé in op de risico’s van een programma. Claudia is trainer bij de VPNG en mede-auteur van het boek ‘Programmasturing als vak’.
De levensloop van een programma kent vier fasen: verkennen, opbouw, uitvoering en afbouw. In deze fasen gebruik je een aantal instrumenten: ‘Ken jezelf als programmamanager’, krachtenveldanalyse, DIN/M, THEFD en het programma-canvas. Risicomanagement is een hierbij een instrument dat door het complete model heen loopt. In elke fase van de levensloop van een programma breng je de risico’s in kaart en benoem je de risico’s die het behalen van de doelen in de weg staan.
Wanneer risico’s inventariseren?
Wanneer je de plan-do-check-act-cyclus op een programma projecteert, heb je een aantal stappen: het programmaplan, uitvoeringsplan, het voortgangsoverzicht, de effectenrapportage en de programmarapportage. Bij elke overgang naar een volgende stap is een moment om de risico’s in kaart te brengen.
Bij het programma komt in het plan bij de ER-doelen welke risico’s bestaan voor het behalen van de doelen. Aan de hand van de ER-doelen beschrijf je SMART-doelstellingen waarin je zo specifiek en meetbaar mogelijk beschrijft wat je wilt bereiken. Ook hier benoem je de risico’s voor het behalen van de SMART-doelen. Bij projecten benoem je heel vaak risico’s die voor de resultaten gelden. Bijvoorbeeld bij het bouwen van een gebouw is een risico dat je bij een Natura-2000 gebied wilt bouwen. Wanneer je de risico’s bij een programma gaat inventariseren, merk je dat er veel meer risico’s vanuit het speelveld, vanuit de samenwerkingen, komen. Wanneer je bijvoorbeeld een programma hebt in het sociaal domein om de instroom in de jeugdzorg te verminderen, dan liggen de risico’s bij andere partijen. Als gemeente heb je minder invloed op wat de andere partijen gaan doen.
Risicomanagement
Wanneer je aan de slag gaat met risicomanagement betekent dit dat je:
- de risicodialoog stimuleert. Wanneer je samen de risico’s ziet, kan je samen het gesprek erover aangaan.
- de risico’s en kansen expliciet maakt. Door de risico’s te kennen, kan je ook tegenmaatregelen nemen en opdrachtgevers kunnen de risico’s in hun besluitvorming meewegen. Je kunt in samenspraak met de opdrachtgever ook bewust een afgewogen risico accepteren.
- verrassingen voorkomt.
- voor betere programmasturing zorgt.
- raming, planning en besluiten onderbouwt.
In het programmaplan wordt expliciet opgenomen hoe en wanneer de programmamanager reflectie in het programma organiseert. Op die momenten kan je heel goed de risico’s opnieuw bekijken. In de laatste drie fasen van een programma is het de programmamanager die risicomanagement moet organiseren. In de verkenningsfase ligt deze taak echter bij de opdrachtgever. De programmamanager neemt in het programmaplan en de voortgangsrapportages mee hoe risicomanagement in het programma is geïntegreerd en geïmplementeerd.
Bij het opstellen van het programmaplan moet je met het team vaststellen hoe groot de risicobereidheid is. Afhankelijk van de doelen, het type en de scope van het programma kijk je hoeveel risico je wilt lopen. Als programmamanager duurzaamheid loop je bijvoorbeeld het risico dat je door de voortschrijdende ontwikkeling van de techniek ingehaald wordt. De door jou gekozen techniek kan opeens verouderd zijn. Aan de andere kant wil je nu iets doen en niet gaan afwachten hoe iets zich uiteindelijk ontwikkeld.
Nadat risico’s geïdentificeerd zijn, kan je ze prioriteren en beheersmaatregelen selecteren.
Hoe kijk je naar een risico
Een risico bestaat uit een gebeurtenis, oorzaak en gevolg. Iets gebeurt, omdat.. waardoor… In de praktijk willen de gebeurtenis, de oorzaak en het gevolg nog wel eens door elkaar gehaald worden. Tegenmaatregelen kan je inzetten op zowel de oorzaak van een risico als ook het gevolg. Wanneer je maatregelen inzet tegen de oorzaak, dan kan je voorkomen dat een gebeurtenis plaatsvindt of dat deze afgezwakt wordt. Door van te voren te de risico’s te benoemen, de gebeurtenis, kan je ook bepalen hoeveel invloed je hebt op het plaatsvinden van de gebeurtenis.
THEFD – weging vanuit risicoperspectief
Een programma kan je sturen op een paar sturingsindicatoren: Tempo, Haalbaarheid, Efficiency, Flexibiliteit en Doelmatigheid. De keuze waarop je de nadruk legt op deze elementen bij een programma bepaalt ook de risico’s. De beheersmaatregelen laat je afhangen van de kans waarop een gebeurtenis zal plaatsvinden vermenigvuldigd met de impact die deze gebeurtenis heeft op het programma.
Vragen vanuit het risicoperspectief
Op basis van de THEFD-sturingsindicatoren en de SMART-doelstellingen, inspanningen en middelen is er een matrix met vragen die je helpen risico’s te inventariseren. Deze matrix vind je terug in de presentatie die je kunt downloaden van het VPNG-platform.
Omgevingsmanagement
Bij het bepalen van risico’s zal je merken dat veel risico’s afhangen van hetgeen speelt in de omgeving. In het strategisch omgevingsmanagement zal je bij het inventariseren van issues en stakeholders en bij het identificeren en analyseren van de standpunten en belangen goed moeten zoeken naar mogelijke risico’s. Door standpunten en belangen van stakeholders goed in beeld te hebben, weet je ook waar eventuele risico’s liggen. Een aantal stakeholders zal je wellicht echt nodig hebben voor je programma, van een aantal is het fijn als ze mee gaan doen en een aantal zal je niet mee kunnen krijgen. Welk risico vormt bijvoorbeeld de groep die echt tegen is en hoeveel invloed kunnen ze uitoefenen?
Participatie
Barbara van Beek van de gemeente Haarlemmermeer ziet participatie niet als risico voor je project of programma. Participatie is een onderdeel van je project, waarbij je door goed te participeren juist veel risico’s kunt voorkomen of beheersen. In deze zin is participatie het betrekken van inwoners en bedrijven bij jouw project of programma. Bedenk hierbij dat participatie planbaar en beheersbaar is, maar niet voorspelbaar. Ook betekent participatie niet automatisch dat je draagvlak hebt. Je kunt inwoners betrekken bij je plannen, hun belangen afwegen, maar uiteindelijk kunnen de doelstellingen van je programma haaks staan op de mening van bepaalde inwoners. Houd hier als risico rekening mee in je programma of project en bedenk van te voren beheersmaatregelen.
De opname van deze online bijeenkomst vind je terug bij de VPNG-vakgroep ‘Projectbeheersing’. De presentatie is te downloaden van het VPNG-forum.