In de reeks webinars over ambtelijk opdrachtgeverschap was begin januari Edwin van der Werf te gast bij de VPNG. Edwin is inmiddels ruim tien jaar ambtelijk opdrachtgever bij de gemeente Tilburg en hij wilde zijn ervaringen graag delen met de aanwezige opdrachtgevers en projectmanagers.
Binnen veel gemeenten is samenhangend opdrachtgeverschap een thema, waarbij iedere gemeente het op haar eigen manier oppakt. Sommige kiezen er bijvoorbeeld voor om het projectmatig werken weer op te frissen zodat iedereen weer op dezelfde consistente wijze werkt, terwijl andere gemeenten de rol van ambtelijk opdrachtgever hebben ingevoerd om consistentie te krijgen.
Functietitel
In Tilburg kennen ze officieel de functiebenaming ambtelijk opdrachtgever niet. Edwin vervult de rol van ambtelijk opdrachtgever onder de naam Programmamanager Stedelijke Ontwikkeling. Inmiddels is Edwin tezamen met drie collega´s opdrachtgever voor zo´n 140 projecten in de stad, waarbij Edwin projectleiders inhuurt voor de projecten waarvoor hij verantwoordelijk is.
Zo´n tien jaar geleden was het management niet tevreden over de prestaties van de projectleiders, waarbij de vraag bij het management werd teruggelegd hoe zij als opdrachtgever functioneerden. Daarop heeft het management destijds de functie van opdrachtgever ingevoerd, een functie die valt onder het afdelingshoofd Ruimte.
Samenhang en prioritering
De afgelopen jaren is gezocht naar een manier om meer samenhang tussen de diverse projecten te krijgen, zijn er regels opgezet over hoe projecten ontstaan en hoe deze in de projectenportefeuille een plaats krijgen. Er is nu een initiatiefgroep die bekijkt of aangedragen projecten wenselijk en uitvoerbaar zijn. Indien dit het geval is, gaat het initiatief door naar een stuurgroep met afdelingshoofden en wethouders. Zodra deze stuurgroep beslist dat het initiatief uitgevoerd moet worden, dan wordt - wanneer het initiatief complex is of bestuurlijk gevoelig ligt – een bestuurlijk- en een ambtelijk opdrachtgever aangewezen. Op dit moment is de prioritering een belangrijk aandachtspunt, omdat er te weinig projectleiders en projectmedewerkers zijn en ook niet aangetrokken kunnen worden voor het uitvoeren van de initiatieven. De priorisering wordt bepaald door een stuurgroep die bestaat uit de belangrijkste teammanagers die capaciteit moeten leveren en de bestuurlijk- en ambtelijk opdrachtgevers. De ambtelijk opdrachtgevers kunnen in de lijn geen capaciteit afdwingen en hebben niet de beschikking over eigen capaciteit. Twee keer per jaar wordt naar de gehele capaciteit gekeken en bij capaciteitsproblemen wordt binnen het team gezamenlijk naar oplossingen gezocht. Het vastleggen van het overzicht van alle projecten en de priorisering wordt gedaan door de ondersteuning van de ambtelijk opdrachtgevers. Binnen de prioritering en binnen de projecten heeft overigens de directie geen rol en de samenhang betreft alleen het fysieke domein, het sociale domein wordt niet betrokken bij de samenhang.
Relaties van de ambtelijk opdrachtgever
Edwin heeft te maken met drie wethouders die bestuurlijk opdrachtgever kunnen zijn binnen zijn domein. Elk project kent één bestuurlijk opdrachtgever en één ambtelijk opdrachtgever. Afhankelijk van de fase van het project wordt er meer of minder met elkaar overlegd. Edwin vindt het prima als in de driehoek ambtelijk opdrachtgever, bestuurlijk opdrachtgever en projectleider de projectleider in direct contact staat met de bestuurlijk opdrachtgever. Belangrijke scopewijzigingen of nieuwe opdrachten dienen echter niet rechtstreeks geregeld te worden tussen de bestuurlijk opdrachtgever en de projectleider. Dat moet via de ambtelijk opdrachtgevers en dat is voor alle partijen ook beter.
In Tilburg sturen de vier ambtelijk opdrachtgevers ongeveer 40 projectleiders aan en vijf gebiedsontwikkelaars. De gebiedsontwikkelaars sturen ook nog projectleiders aan, waarbij de gebiedsontwikkelaar het aanspreekpunt is voor de ambtelijk opdrachtgevers en er geen rechtstreekse lijn is tussen de ambtelijk opdrachtgevers en de projectleiders die onder een gebiedsontwikkelaar vallen. Hierbij is het overigens wel weer mogelijk dat de ambtelijk opdrachtgever de projectleiders wel weer kent vanuit andere projecten.
Vanuit de gebiedsontwikkeling is Edwin nu met de collega´s op zoek naar mogelijkheden om de diverse projecten meer met elkaar te laten samenhangen. De projectleider is in de eerste instantie budgetverantwoordelijk en de ambtelijk opdrachtgever staat daarboven als budgetverantwoordelijke. De ambtelijk opdrachtgever heeft samen met de projectleider een toelichtende functie binnen de gemeenteraad.
Aansturing van projectleiders
De aansturing van een projectleider verschilt zeer per projectleider, afhankelijk van de ervaring die de projectleider heeft, en de fase waarin een project zit en de complexiteit. Sommige projectleiders komen tweewekelijks voor overleg, andere projectleiders komen twee keer per jaar. Wekelijks hebben alle projectleiders sowieso de mogelijkheid om te overleggen met de opdrachtgevers. Irritaties ontstaat wanneer projectleiders zich niet houden aan gemaakte afspraken. Alle projectmanagers moeten projectmatig werken en hierdoor is voor de opdrachtgevers veel informatie beschikbaar over de status van projecten. Bovendien moeten alle projectleiders twee keer per jaar aanvullende formats invullen rondom de voortgang van hun projecten voor de projectleiding en de ambtelijk opdrachtgevers krijgen aan de hand van deze verslagen ook direct een goed portefeuilleoverzicht van alle lopende projecten en de statussen. De verslagen bevatten veel cijfers, maar ook signaleringen waar men iets mee moet.
De aansturing van gebiedsontwikkelaars is over het algemeen minder operationeel en meer in grote lijnen. Wanneer zaken stroef verlopen, kunnen de opdrachtgevers zoeken naar interventies. Denk hierbij bijvoorbeeld aan op het directieniveau bespreken van problemen met grote ontwikkelaars waar de gebiedsontwikkelaars en de projectleiders tegenaan lopen. Wanneer projecten niet in samenhang besproken worden bij grote ontwikkelaars, dan worden deze overleggen bij grote ontwikkelaars door iedere projectleider afzonderlijk besproken en dat is een stuk lastiger of je ziet in de praktijk opeens een bestuurlijk opdrachtgever actief worden naar ontwikkelaars.
Projectcontroller / Manager projectbeheersing
De projectleider staat in de driehoek planeconoom, die vooral vooruit kijkt, en de projectcontroller, die tijdens het project steeds meekijkt. Een ieder in deze driehoek moet dezelfde uitleg kunnen geven rondom de financiën van een project. De ondersteuning zorgt voor overzichten van de financiën over alle projecten voor de ambtelijk opdrachtgevers.
Clustering van projecten
In Tilburg worden de meeste projecten geclusterd naar sectoren en het gebied, alhoewel een aantal projecten ook wel geclusterd wordt naar thema´s, zoals de “groen blauwe leefomgeving”, waarin veel projecten zitten die voor vergroening zorgen in andere projecten. In sommige andere gemeenten worden de projecten geclusterd naar de onderliggende opgave.
Wat raad je gemeenten aan die willen starten met het professionaliseren van projectmatig werken?
De stuurgroep, een team van mensen met kennis van zaken, die de wenselijkheid en uitvoerbaarheid bepaalt bij een initiatief en die inzicht heeft in de beschikbare capaciteit is zeer belangrijk. Introduceer daarnaast het ambtelijk opdrachtgeverschap vanuit de beleidsafdeling en laat de ambtelijk opdrachtgever vervolgens projectleiders uit de organisatie inhuren voor projecten. In Tilburg staat de ambtelijk opdrachtgever op hetzelfde niveau als de projectleiders. In andere gemeenten wordt de ambtelijk opdrachtgever hoger in de hiërarchie geplaatst, zodat je meer mandaat hebt bij projecten die over diverse afdelingen lopen.
De volledige opname van dit webinar kan je terugzien bij de vakgroep Opdrachtgeverschap.