Een belangrijke factor voor de effectiviteit van een projectteam ligt in de wijze van samenwerken van de teamleden. Projectteamleden moeten hierbij scherp houden wat ieders rol is en waar de verantwoordelijkheden liggen. Alleen wanneer teamleden weten wat je van elkaar mag verwachten, wordt er effectief samengewerkt en komen we niet voor verrassingen te staan.
Tijdens deze bijeenkomst, specifiek voor projectondersteuners en projectmedewerkers, gaan we samen met Natascha Man van de gemeente Heuvelrug en Martin de Knegt, projectmedewerker bij de Provincie Utrecht, in op de volgende vragen:
- Wat mag er van een projectondersteuner verwacht worden in een projectteam?
- Kan je beter 100% voor één projectteam werken of voor meerdere teams? En wat is het maximum hierin?
- Wat kan een projectleider van jou verwachten en wat kan jij van hem of haar verwachten?
- Tot hoever gaat de verantwoordelijkheid van jou als projectondersteuner?
- Wat te doen als je je functie meer diepgang wilt geven?
Natascha begint met de vraag voor te leggen aan Martin waar loop jij het meest tegenaan in de samenwerking binnen projecten? Waar Martin tegenaan loopt in zijn functie is dat de denk- en belevingswereld van een projectleider in zijn ogen vaak anders is dan die van een projectondersteuner. Bij de projectleider is het niet altijd duidelijk wat er van de projectondersteuner verwacht kan worden. Waar Martin regelmatig tegenaan loopt is dat projectleiders en vakspecialisten de ondersteuners vaak te laat betrekken bij hun plannen en werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. “Projectleiders zijn er in alle soorten en maten maar ze hebben ook veel gemeen”, laat Martin weten. “Projectleiders zijn vaak niet heel goed in het organisatorische, administratieve en financiële gebeuren, maar zijn vooral gericht op het inhoudelijke.”
Vanuit de deelnemers komt de vraag, hoe krijg je collega’s in beweging zodat ze de juiste informatie tijdig aanleveren? Een goede communicatielijn met iedereen waar je mee te maken hebt is belangrijk, is het antwoord van Martin. Hierin neemt hij altijd zelf het initiatief. Bij een eerste kennismaking met de projectgroep, ga in gesprek en stel de vraag wat er van jou wordt verwacht en leg dit gesprek vast en communiceer deze afspraken eventueel met de projectgroep, zodat zij hier ook op kunnen reageren als je iets verkeerd hebt begrepen bijvoorbeeld. De start is heel belangrijk vindt Martin.
Henriëtte van de gemeente Wageningen is al een aantal jaren werkzaam als projectondersteuner en heeft de ervaring dat ondersteuners vaak worden gezien als secretaresse plus. Volgens haar volstaat bijvoorbeeld een actiepunten lijst prima, maar wordt er vaak verwacht dat zij van de notulen is. Ze is al een tijdje aan het proberen om dat beeld te veranderen en niet alleen als secretaresse gezien te worden. Haar vraag is, hoe kun je dat nu het beste aanvliegen? Projectleiders zijn natuurlijk ook allemaal verschillend, benader ze zoals ze zijn, geeft Martin aan. Stel in het begin zoveel mogelijk vragen om ook de juiste informatie te krijgen, maar vertel ook hoe jij jouw rol ziet.
Vanuit de chat komen ook allerlei adviezen en tips, geef bijvoorbeeld zelf ook aan waar je goed in bent en wat je eventueel graag zou willen en kunnen oppakken. Maak zaken bespreekbaar en geef je eigen grenzen aan. Zeg ook wat je niet zult oppakken, wees daar vooraf heel duidelijk in.
Projectondersteuners zijn vaak van heel veel markten thuis, maar dit wil niet zeggen dat je die markten ook allemaal in moet zetten. Waak ervoor dat je soms ook niet te veel verantwoordelijkheid neemt, want uiteindelijk is de projectleider eindverantwoordelijk.
Wat mag er dan echt verwacht worden van een projectondersteuner? Deze vraag legt Natascha voor aan Martin. Van een projectondersteuner mag echt verwacht worden dat hij of zij weet wat er binnen projecten speelt. Dan heeft hij het over het organisatorische deel, het administratieve deel, eventueel het financiële en contractuele deel. Dat houdt niet in dat je van A tot Z inhoudelijk overal van op de hoogte moet zijn, maar weet wel welke spelers er allemaal betrokken zijn binnen een project. Weet bijvoorbeeld ook wat je wel of niet moet doen richting externe partijen.
Kun je beter 100% van je werktijd voor één project werken of verdelen over meerdere projecten en wat is dan het maximum per project? Is een vraag die vanuit de deelnemers wordt gesteld. Ook dat heeft weer te maken met verwachtingsmanagement. Je kunt best meerdere projecten doen, maar je moet wel scherp hebben hoeveel tijd je beschikbaar hebt voor een project en dit goed kunnen plannen. Maak dit ook weer bespreekbaar voordat je aan een project begint. Verder is het ook een tip om soms wat extra ruimte in je eigen agenda te plannen, zodat je voor jezelf ook wat extra tijd creëert. Mocht een overleg bijvoorbeeld een uur duren, plan dan bijvoorbeeld 1,5 uur tijd in je agenda, zodat je niet in de problemen komt met je uren.
Martin geeft vooral de tips, blijf met projectleiders in gesprek, geef duidelijk aan wanneer zij jou (structureel) in de problemen kunnen brengen. Zorg verder dat je op de hoogte bent van de wet- en regelgeving en veranderende processen binnen de organisatie. Daar mag je zelf best actief in zijn, laat Martin weten. Wacht niet totdat ze bij jou komen, maar ga zelf te rade bij mensen die daarvan op de hoogte zijn.
De deelnemers gaan uiteindelijk in subgroepen uit elkaar en gaan in gesprek over onderstaande stellingen:
- Een projectondersteuner moet van alle markten thuis zijn.
- Een projectondersteuner moet te allen tijde beschikbaar zijn.
- Valkuilen kun je niet vermijden, dingen zijn zoals ze zijn en dat geldt ook voor mij als persoon!
Vanuit de subgroepen is er een groep die heeft gekozen voor de stelling, moet een projectondersteuner altijd beschikbaar zijn en wat houdt dit dan in voor iedereen. Voor de ene is dat ook in zijn of haar vrije tijd en voor de ander ik heb drie projecten en ik moet bij alle projecten ook bij alle onderdelen aanwezig zijn, terwijl dat niet altijd mogelijk is. Er kwam ook aan bod dat er in een bepaalde werkomgeving verwacht wordt dat je altijd beschikbaar moet zijn en als dat niet zo is, dan worden daar opmerkingen over gemaakt, wat erg vervelend kan zijn. Het kan zelfs moeilijk zijn om nee te zeggen, ze verwachten dat je alles toch altijd oppakt. Daarnaast kiezen sommigen er zelf voor om bijvoorbeeld hun vrije dag om te wisselen als er een overleg is waar hij/zij graag bij aanwezig wil zijn en anderen doen dat omdat dat van ze wordt verwacht. Als je het vrijwillig doet is er een kans dat men daar ook aan gewend raakt en dit dan ook van je gaat verwachten. Verder kwam er ter sprake dat ondersteuners vaak ook te vriendelijk zijn en best eens wat harder en duidelijker mogen zijn.
Een andere groep besprak de stelling, moet een ondersteuner van alle markten thuis zijn. Hun conclusie is, dat is eigenlijk onmogelijk en het is al heel wat als je op hoofdlijnen weet wat er speelt. Zeker als je meerdere projecten hebt, kun en hoef je niet alles te weten. Op hoofdlijnen is het wel belangrijk dat je weet wat er gaande is.
Tot slot nog een belangrijke tip van Martin, vier ook regelmatig je successen, ook de kleine! En blijf de baas over je eigen agenda.
Wil je het webinar terugkijken? Dat kan via de vakgroep ´Projectondersteuners´ bij de VPNG.