In september waren vanuit de VPNG-vakgroep Joan van Benthem en Jolanda Volkerink van de gemeente Zwolle te gast voor een webinar over slimme voortgangsrapportages door en voor de Manager Projectbeheersing.
Hoe meet je voortgang van een project?
Je kan meten op inhoud en op beheersing. Qua inhoud kan je meten met behulp van een referentie: het plan van aanpak of een vorige rapportage kan je goed als referentie gebruiken. Qua beheersing bepaal je vooraf de beheersaspecten en die ga je steeds meten. Grote afwijkingen ga je rapporteren. Aandachtspunten bij het meten van de voortgang zijn:
- Frequentie
- Wanneer start je
- Controle (hoe volledig ben je)
- Afspraken over wie inzicht krijgt. Let op dat stukken ook opgevraagd kunnen worden en naar buiten kunnen gaan.
- Afspraken over realistische vs. wenselijke rapportages
- Rapportages voelen vaak als mosterd na de maaltijd. Toch is deze helicopterview nuttig.
Het onderbuikgevoel van de projectleider
Meetbare voortgangsinformatie voorspelt niet alles. Soms heeft de projectmanager ergens een onderbuikgevoel over. Maak dit onderbuikgevoel expliciet, vraag naar veranderde relaties met stakeholders, vraag naar verandering in risico´s. Blijf open in gesprek om het onderbuikgevoel te kennen.
Voortgangsrapportages
Reserveer tijd voor het maken van de rapportage. En voeg alle relevante voortgangsinformatie samen op één plek. De projectleider moet uiteindelijk de voortgang beschrijven. Dit kan je niet overlaten aan een ondersteuner of een andere collega.
Programma´s
Wanneer je binnen een programma werkt, dan zal een programmabeheerser alle losse projectvoortgangsrapportages samenvatten naar een hoger niveau. Je probeert alle losse voortgangsrapportages samen te vatten in tabellen en bondige overzichten. Je gaat van hieruit met de belangrijkste conclusies naar de opdrachtgever.
In Zwolle gebruikt men nu nog geen specifieke projectmanagement tools voor de rapportages. Men gebruikt wat de software van Microsoft biedt.
Stoplichten
Kleurindicatoren (rood/oranje/groen) spreken meer, zeker wanneer de te rapporteren hoeveelheid toeneemt. Je kunt de indicatoren van tevoren vaststellen en op elk rapportagemoment meten. Door kleurwisselingen maak je snel verschuivingen zichtbaar ten opzichte van het vorige meetpunt. Door in een samenvattend verslag gebruik te maken van deze stoplichten, kan de lezer snel zien waar de aandachtspunten liggen.
Hoe bouw je een kwartaalrapportageproces in grote projecten en programma´s?
Binnen grote projecten en programma´s moet je eerst inzicht krijgen in welke rapportages eigenlijk allemaal gemaakt worden. Rapportages in het kader van de reguliere beleidsplanning en control cyclus, bestuursrapportages, jaarstukken, aanvullende voortgangsrapportages gericht aan het bestuur en de interne rapportages gericht aan de ambtelijk opdrachtgever en het managementteam.
Maak eens een overzicht op één vel van alle rapportages, wie een rol heeft bij elke rapportage en op welke momenten erover besluiten worden genomen. Soms kom je erachter dat collega´s deels aan dezelfde rapportages werken of dat rapportages niet via de juiste lijn gemeld worden. Probeer al deze verschillende rapportages te stroomlijnen binnen één doorlopend proces. Dat scheelt tijd en geeft rust. Het begint met heldere afspraken: wie rapporteert wanneer en waarover aan welke doelgroep? Welke informatiebehoefte is er op welk niveau om te kunnen sturen? En wat is hierbij de frequentie?
In Zwolle rapporteert men bij programma´s per kwartaal:
- Voortgangsrapportage over de projecten
- Voortgangsgesprek programmamanager en projectmanager(s)
- Project-voortgangsrapportages vormen de basis voor de programmarapportage
- Het programma kernteam stelt de programma-rapportage vast, inclusief mijlpalenplanning.
- Er volgt een voortgangsgesprek tussen de ambtelijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtnemer
- De programmarapportage vormt de input voor de bestuurlijke projectenrapportage en de producten in het kader van de p&c.cyclus.
Het proces is inclusief de dynamische programma- en projectplanning. Per kwartaal geeft de projectmanager de detailplanning door per project. Een hoofdlijnenplanning op programmaniveau kijkt naar de onderlinge afhankelijkheden tussen de projecten en houdt in de gaten wat wijzigingen betekenen voor de programmadoelen en bijvoorbeeld subsidievoorwaarden. Ook de besluitvormingsprocedure zit aan deze kwartaalplanning gekoppeld, bijvoorbeeld ten aanzien van de knelpunten. Je kan op programmaniveau alle relaties grafisch in beeld brengen.
Dit was een bijeenkomst georganiseerd door de vakgroep Projectbeheersing. Deze en nog andere opnamen van bijeenkomsten van de vakgroep kan je terugkijken. De presentatie van dit webinar kan je downloaden via het forum.