Op 15 september ging Claudia Landewé van de VPNG-vakgroep Programmasturing en tevens trainer bij de VPNG in op het THEFD-instrument. Te gast was Simone Eefting van de gemeente Leiden. Zij gaf voorbeelden vanuit de vluchtelingenopvang hoe de gemeente THEFD in de praktijk gebruikt.
THEFD is een onderdeel van programmasturing. Claudia ging als eerste in op een stukje theorie. Een programma kent vier fasen: verkennen, opbouwen, uitvoeren en afbouwen. En in deze vier fasen acteer je op zeven velden, ongeacht welke theorie of model je als programmamanager ook volgt: opdrachtgevend veld, richtinggevend veld, krachtenveld, programmerend veld, managementveld, leiderschapsveld en het interventieveld. En als programmamanager maak je veel gebruik van vijf kerninstrumenten: ‘ken jezelf als programmamanager’, krachtenveldanalyse, DIN/M, THEFD en het programma-canvas.
Het THEFD gebruik je om een programma te sturen en bij te sturen. Een algemeen bekend element van THEFD is de PDCA-cyclus: plan, do, check en act.
Op een gegeven moment heb je het programmaplan gereed en dan ga je starten met de uitvoering. Je kiest de activiteiten, je gaat deze uitvoeren, je gaat de effecten monitoren en vervolgens ga je de koers bijstellen. Vaak is deze cyclus ook gelinkt aan de P&C-cyclus van je gemeente. Vaak rapporteer je rondom de begroting, de jaarrekening, kwartaalrapportages, etc. Deze rapportagemomenten zijn ook de ideale momenten om weer eens goed stil te staan bij de dynamiek in de omgeving rondom jouw programma: wat speelt er allemaal rondom mijn programma? Wanneer je bijvoorbeeld een programma hebt over verduurzaming, is door externe ontwikkelingen anno 2022 ineens het speelveld buiten je programma compleet aan het veranderen. Door deze externe veranderingen verandert ook het belang van jouw programma, waardoor je wellicht meer mensen kunt krijgen voor je team, meer middelen kunt krijgen en dat je inspanningen kunt versnellen. Waar je bijvoorbeeld vorig jaar nog veel weerstand kreeg bij het aanleggen van een veld met zonnepanelen of windmolens, zou het nu zomaar ineens veel soepeler kunnen verlopen. Of door gemeenteverkiezingen verandert de opdrachtgever van jouw programma, waardoor opeens heel andere doelstellingen op tafel liggen. THEFD, vaak de THEFD-bril genoemd, helpt je hierbij.
THEFD staat voor: tempo, haalbaarheid, efficiëntie, flexibiliteit en doelgerichtheid. Bij doelgerichtheid kijk je naar de mate waarin projectresultaten bijdragen aan de programmadoelstellingen. Bij tempo gaat het over de beschikbaarheid van capaciteit, tijdplanningen, etc. Bij haalbaarheid kijken we naar de financiële haalbaarheid en naar het draagvlak dat een programma heeft. De efficiëntie gaat over de kosten-batenverhouding. En flexibiliteit gat over de ruimte die je hebt om het programma bij te sturen.
De THEFD-vragen
De vijf THEFD-criteria houd je tegen het licht op drie niveaus: de SMART-doelstellingen, inspanningen en middelen. Door jezelf de vragen uit onderstaande matrix te stellen, ga je nadenken over eventuele interventies.
Elementen die THEFD beïnvloeden zijn onder andere de omgeving, de rol van de opdrachtgever, een wisseling van opdrachtgever, de positie van jouw programma in de organisatie, etc…
Praktijkvoorbeeld
Simone Eefting is programmamanager van het programma ‘Huisvesting statushouders, Oekraïners en asielzoekers’ in de gemeente Leiden.
De aanleiding van dit programma was het feit dat de COA al in 2021 haar grenzen bereikt had. De vraag naar opvangplekken is groot. Voor de gemeente ligt hier de grote taakstelling de mensen te huisvesten. Door de krapte op de woningmarkt is dit echter moeilijk te realiseren. Het huisvesten wordt bovendien nog extra bemoeilijkt doordat het aanbod vanuit de sociale huursector niet aansluit bij de vraag (grote gezinnen of alleenstaanden). En ook het aantal vluchtelingen neemt steeds verder toe.
In 2022 is de gezamenlijke opgave voor alle gemeenten om circa 25.000 statushouders te huisvesten. Voor een gemeente als Leiden houdt dit in dat in Leiden 200 personen gehuisvest moeten worden., waarbij de verwachting is dat in 2023 in totaal tussen de 300 tot 400 mensen gehuisvest moeten worden. Leiden maakt verschil tussen reguliere opvang, crisisopvang en noodopvang. Op dit moment wordt veel teruggegrepen op nood- en crisisopvang, omdat er geen reguliere opvang mogelijk is. De landelijke overheid drukt er bij gemeenten nu heel erg op om reguliere opvang te regelen. In principe is de opvang van asielzoekers een taak van de landelijke overheid, huisvesting is een taak voor de gemeenten. De benodigde opvang voor Oekraïners kwam er voor de gemeente plotseling bij.
Waarom een programmatische aanpak?
In Leiden is de opvang opgepakt middels een programma , omdat de opvang een clusteroverstijgende opgave is, die meerdere portefeuilles raakt. De doelstellingen kunnen bereikt worden door een combinatie van projecten, lijnactiviteiten en een verbetering in de samenwerking. Bovendien is er sprake van een grote bestuurlijke druk. De ambitie van het programma is dat vluchtelingen een nieuw bestaan kunnen opbouwen in Leiden en dat zij ook echt integreren in de samenleving.
De doelen van het programma richten zich op meer woningen voor statushouders, waar zij ook sneller naartoe kunnen doorstromen en meer opvangplekken voor asielzoekers. Een ander doel van het programma is het vergroten van het draagvlak onder de inwoners hiervoor, door onder andere ook te laten zien dat er gewerkt wordt aan huisvesting voor andere groepen.
Kijkend door de THEFD-bril vindt Leiden het draagvlak heel belangrijk als antwoord op de haalbaarheid en ook de verschillende manieren van financieren bepalen het succes van het programma. De inspanning om kantoren om te bouwen tot woonruimte zou enorm helpen om alle doelgroepen te huisvesten, maar alleen voor Oekraïners wordt dit ombouwen door het rijk financieel ondersteund. Het tempo om Oekraïners te huisvesten werd hierdoor enorm versneld.
Het programma is door de komst van de Oekraïners ook sterk veranderd. Waar het programma begon met de opvang van statushouders, kreeg het programma 2022 opeens een nieuw doel erbij: de opvang van Oekraïners. En ondertussen is door de ontwikkelingen ook de opvang van asielzoekers en doel geworden. Het programma zat al in de uitvoeringsfase, maar door de twee extra doelen, moest het programmateam weer terug naar de verkenningsfase en de opbouwfase.
DIN/M
Voor het programma is door het programmateam een DIN (Doelen-Inspanningen-Netwerk) uitgewerkt tot een DIN/M (Doelen-Inspanningen-Netwerk-Middelen). Hierin gaat het van doelen en subdoelen, naar heel veel concrete inspanningen. Inspanningen bijvoorbeeld door heel fysiek woonruimte te creëren, maar ook bijvoorbeeld inspanningen om het draagvlak te vergroten.
De opdrachtgevers
Het programma begon met een ambtelijk opdrachtgever en een bestuurlijk opdrachtgever uit het sociale domein. Het programmateam heeft vanaf het begin vooral de regierol genomen, want er zijn weinig financiële middelen beschikbaar. Door een centrale coördinatie probeer je allerlei verschillende teams aan je te binden, van waaruit de verschillende inspanningen verricht moeten worden. Door de jaren zijn de opdrachtgevers veranderd en komen nu uit het fysieke domein en van wethoudersniveau naar burgermeesterniveau. Het programmateam kan vooral via het interventieveld bijsturen. Het programmateam moet goede contacten onderhouden met de diverse gemeentelijke teams, om bij te sturen en zaken voor elkaar te krijgen. Ook door het inzetten van een ambtelijk opdrachtgever van een hoger niveau konden meer inspanningen uitgevoerd worden.
PDCA-cyclus
Ondanks dat er rondom het programma een grote crises heerst, is het voor het programmateam van groot belang de rust te bewaren en vast te houden aan de PDCA-cyclus. De bestuurders vragen vooral naar de status van de THEFD-factoren, wat natuurlijk fijn werkt voor het programmateam.
THEFD
Tempo: Het Rijk wil op korte termijn oplossingen, maar tijdelijke huisvesting kost tijd!
Haalbaarheid: Vraag en aanbod in de sociale huursector sluit soms lastig op elkaar aan. Het COA wil grote groepen opvangen en dit is lastig gezien de mogelijkheden die de gemeente heeft. Bovendien zijn de financiële middelen niet structureel beschikbaar, waardoor voor op de langere termijn oplossingen onzeker zijn.
Efficiëntie: De gemeente zet nu een programma op voor vluchtelingen, terwijl je weet dat het huisvesten van andere groepen ook belangrijk is. De vraag is hoe je dit beter kan combineren. Het Rijk blijft steeds opvanglocaties op- en afschalen, afhankelijk van het aanbod van vluchtelingen. Dit is in de praktijk niet efficiënt. Het Rijk vraagt bovendien steeds kortetermijnoplossingen, terwijl je weet dat het een blijvend vraagstuk zal zijn. Tijdelijke huisvesting kost tijd. Het is veel efficiënter als gemeente steeds vooruit te werken en de rust te bewaren.
Flexibiliteit: Indien je ambtelijk of bestuurlijk opdrachtgever niet genoeg invloed heeft, durf dan aan te spreken dat je een andere opdrachtgever wilt. Zorg dat leden van het college met elkaar spreken over het programma. Ga er niet automatisch vanuit dat jouw wethouder jouw programma naar voren brengt in het college. Het voorbeeld van de plotselinge stroom aan Oekraïners geeft aan dat een programma flexibel moet zijn. Ook moet je flexibel zijn in de oplossingen tussen de snelle realisatie van opvang en huisvesting, en de grote druk die er is om mensen op te vangen.
Doelgerichtheid: Let op de positionering van je opdrachtgever. Het programma van de gemeente Leiden is ondertussen onderdeel van een crisisorganisatie die wordt aangestuurd vanuit de Veiligheidsregio Hollands Midden.
De bijeenkomst werd georganiseerd door de vakgroep 'Programmasturing' bij de VPNG. Je kan op deze site ook het gehele webinar terugkijken. Vragen over dit webinar kan je stellen in het forum.
THEFD is een onderdeel van programmasturing. De VPNG heeft twee boeken uitgegeven over programmasturing. Deze boeken zijn kosteloos te downloaden. Deel één van de boeken gaat meer in op de theoretische kant van programmasturing, en deel twee bied je heel praktisch vijf kerninstrumenten en vier specifieke managementvaardigheden.