In dit webinar bespraken Pauline Stouwdam en Ellen Kassing - beide van de vakgroep Ondersteuningsprofessionals van de VPNG - de uitdagingen, rollen en positionering van project- en programmaondersteuners.
Uitdagingen ondersteuningsprofessionals
Pauline en Ellen begonnen met een herkenbaar rijtje uitdagingen dat de afgelopen jaren vaak terugkwam in trainingen en bijeenkomsten:
- Hoe positioneer ik mezelf in een projectteam?
- Wanneer neem ik zelf regie en waar laat ik dat over aan de projectleider?
- Wat is het verschil tussen projectondersteuner en projectsecretaris?
- Hoe groei ik door naar een rol als assistent-projectleider of projectleider?
- Welke taken passen bij mij en hoe maak ik mijn werk leuker?
- Hoe voeg ik meer inhoud toe zonder mijn basisrol te verliezen?
- En hoe bewaar ik overzicht als ik aan meerdere projecten werk?
Pauline benadrukte dat programma- en projectondersteuning inhoudelijk kunnen verschillen, maar dat de benodigde vaardigheden en competenties grotendeels hetzelfde zijn. “We richten ons niet op takenlijstjes, maar op wat jij kunt bijdragen.”
Junior – Medior – Senior
Om deze uitdagingen concreet te maken, heeft de VPNG dit jaar een inspiratiegids uitgegeven.
De gids introduceert drie niveaus: junior, medior en senior. Dit is geen rigide indeling, maar een groeipad.
Voorbeeld: plannen en organiseren
- Junior: Je plant je eigen werk en stemt af met collega’s en de projectmanager.
- Medior: Je anticipeert op de planning en stuurt je eigen voortgang bij.
- Senior: Je ontwerpt een volledig participatieproces van zaalindeling tot communicatie met burgers.
Het verschil zit in zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en zeggenschap. Een junior voert uit, een senior denkt strategisch mee. Ellen: “Het naampje op je visitekaartje zegt niet alles. Gebruik de gids om in gesprek te gaan met je leidinggevende of projectleider.”
Over de schaalindeling blijft de gids bewust vaag: gemiddeld ligt het tussen schaal 7 en 10, maar dit verschilt sterk per organisatie. Advies: “Praat over wat jij leuk vindt en wilt ontwikkelen. De schaal volgt vaak vanzelf.”
Positionering
Veel ondersteuners worstelen met een titel die een te beperkt beeld oproept ‘assistent’ klinkt als iemand die alleen agenda’s beheert, terwijl de rol veel breder kan zijn. Pauline en Ellen legden uit dat positionering begint bij bewustzijn van hoe anderen jou zien en eindigt bij concrete acties om dat beeld bij te sturen.
Praktische methodes en strategieën
- In vergaderingen: Ga niet naast de projectmanager zitten als ‘de notulist’, maar kies een plek als volwaardig deelnemer. Durf je mening te geven, oefen dit eerst.
- Intakegesprek bij projectstart: Begin elk project nieuw of lopend met een gesprek over jouw bijdrage. Vraag: “Wat wil ik? Welke verdieping past bij mij?” Maak hier afspraken over, bijvoorbeeld over inhoudelijke taken.
- Wekelijks werkoverleg met projectmanager: Zorg voor een vast moment met de projectmanager. Ken de context van het project, signaleer kansen (bijvoorbeeld “Ik hoor dat er bewonersbijeenkomsten komen, kan ik dat organiseren?”). Als de projectmanager te druk is, plan het zelf in en eis die tijd op.
- Inhoudelijke bijdragen pakken: Denk aan het schrijven van projectplannen, raadsbrieven of het inrichten van participatie. Bespreek dit expliciet: “Ik blijf de basis doen, maar wil hierin groeien.”
- Zelfregie en grenzen: Wacht niet af, trek taken naar je toe die bij je passen. Blijf echter op je eigen stoel: de projectmanager blijft eindverantwoordelijk.
Ellen deelde een treffend voorbeeld: “Bij junior-niveau regel je catering. bij senior-niveau ontwerp je het hele omgevingsmanagement.” Pauline: “Vaak wordt de ondersteuner pas betrokken als het plan klaar is. Eis eerder toegang, bijvoorbeeld bij de conceptfase van het projectplan.”
“Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg.” Ellen: “Zelfregie is key. Soms is er een mismatch met de projectmanager voer dan het gesprek, of trek je eigen conclusies.”
Kerninstrumenten/vaardigheden
Veel ondersteuners zoeken naar meer inhoudelijke diepgang. Pauline en Ellen liepen de instrumenten langs en legden uit hoe je erin kunt groeien, met praktische voorbeelden:
- Projectplan en Project Start-Up (PSU): Vaak sluit de ondersteuner pas aan ná de PSU, terwijl je juist vanaf het concept moet meeschrijven. Neem deel aan voorbereidende gesprekken met opdrachtgever en projectleider, stel het team samen en lever input over stakeholders. Pauline: “Zo positioneer je jezelf meteen als inhoudelijk medespeler.”
- Project monitoring en evaluatie: Volg de voortgang, signaleer afwijkingen en stel bij. Dit geeft overzicht en laat zien dat je het project overziet.
- Project financiën en projectbeheersing: Budgetten bewaken, uitgaven monitoren en rapportages maken. Ellen: “Niet iedereen vindt dit leuk, maar het geeft je een stevige plek in het team.”
- Projectcommunicatie: Schrijf een concept-communicatieplan en stem af met de communicatiemedewerker. Denk aan interne updates of externe berichten. Dit voorkomt dat je alleen ‘de notulist’ bent.
- Omgevingsmanagement: Ellen deelde haar eigen ervaring: “Ik werkte aan een sporthalproject. De projectmanager deed techniek, ik nam omgevingsmanagement over van bewonersavonden tot stakeholderanalyses. Ik groeide organisch, later volgde een opleiding.” Begin klein: organiseer een bijeenkomst of bouw een netwerk op.
- Risico- en informatiemanagement: Identificeer risico’s vroegtijdig en beheer documentatie. Gebruik tools zoals risicoregisters of digitale projectomgevingen.
Voorbeeld uit de inspiratiegids: Opzet van een Project Start-Up
- Documentatie opstellen.
- Stakeholdersanalyse.
- Ondersteunen bij samenstelling projectteam.
- Risicoanalyse.
- Communicatieplan.
- Opzetten/implementeren benodigde software.
- Voorbereidende gesprekken met opdrachtgever en projectleider.
Pauline: “Betrek ondersteuners vanaf het begin, niet pas na de PSU.” Ellen: “Kies wat jou energie geeft. Ik houd van omgevingsmanagement, jij misschien van financiën. Trek taken naar je toe die bij je passen.”
Key Takeaways
- Ondersteunen is een vak met eigen competenties en groeipotentieel.
- Gebruik junior-medio-senior als gespreksmiddel.
- Positionering = zelfregie: intake, tweezijdige gesprekken, meepraten.
- Verdiep je in één inhoudelijk instrument dat bij je past.
- Deel de gids met projectleiders en leidinggevenden.
Dit was een webinar van de VPNG-vakgroep Ondersteuningsprofessionals. De bijeenkomst is opgenomen en is terug te kijken op het platform van de VPNG.