Inloggen

Een bijeenkomst vanuit de vakgroep Projectondersteuners

De vakgroep Projectondersteuners van de VPNG heeft opnieuw een bijeenkomst georganiseerd en op veler verzoek ging het ditmaal over werken met Teams en Sharepoint. Tijdens deze sessie vertelden Sascha van Doorn en Solette Pennings hoe zij met deze software werken. Niet als experts, maar ‘gewoon’ als gebruikers gaven ze aan hoe zij de software in de dagelijkse praktijk gebruiken. Solette is werkzaam bij de provincie Noord-Brabant en Sascha bij de gemeente Nieuwegein. De sessie werd begeleid door Wypke van Pagee van de gemeente Utrecht.

Teams, meer als een vergadertool
Microsoft Teams wordt volgens Solette nog steeds gezien als een vergadertool, maar je kunt met Teams digitaal samenwerken in een team, je kunt documenten delen en snel met elkaar communiceren door te chatten of te bellen. Wat Solette veel gebruikt is het delen van bestanden. Je hoeft documenten niet allemaal meer rond te mailen, ze zijn toegankelijk vanuit één bron en gezamenlijk kan je ook het bestand aanpassen direct in de bron. Bovendien worden de diverse versies van het document bijgehouden. Het voordeel van de chat-functie is dat het veel mails bespaart. Er zijn chatgroepen voor je eigen teams, maar ook chatgroepen rondom bepaalde onderwerpen. Ook personen van buiten jouw organisatie kunnen deelnemen aan de chats, zolang ze beschikken over Microsoft Teams.

Solette liet vervolgens zien dat zij onder een bepaald project alle documenten bij elkaar heeft en dat op deze zelfde locatie direct de chat te zien is die bij dit project hoort. Het voordeel ten opzichte van Whatsapp is, is dat de complete chat-geschiedenis te raadplegen is voor iedereen die toegang heeft of krijgt tot dat bepaalde project. In Teams zie je ook de status van jouw collega’s. Je ziet of iemand afwezig is, in vergadering, beschikbaar of compleet offline. Contact opnemen met een collega gaat vervolgens helemaal via Teams via de chat, videogesprek of een audio-gesprek.

Rechten
Alle teams die je aanmaakt, krijgen een ‘mapje’ algemeen, waar alle teamleden van dat onderwerp toegang toe hebben. Je kan ook projecten toevoegen waar personen van buiten jouw team toegang tot hebben. Op die wijze heb je binnen één team projecten die alleen toegankelijk zijn voor de interne teamleden, en je kan projecten maken die ook toegankelijk zijn voor externe teamleden. Door meerdere privé-kanalen op te zetten, kan je heel specifiek bepaalde leden van het team toegang geven tot bepaalde documenten. Olette geeft als tip mee om bij documenten die met externen gedeeld worden, dit extra in de omschrijving te vermelden, zodat het altijd direct duidelijk is dat het document ook extern meegelezen kan worden. Wijs ook één of twee teamleden aan die mogen archiveren. De machtigingsniveaus moet je doen in het achterliggende Sharepoint.

Opzet
Wanneer je begint met een project in Teams, moet je goed met je team afspreken welke structuur je gaat aanmaken in Teams en je moet goed afspreken welke documenten in Teams gezet moeten worden. Wijs collega’s aan die controleren of alle benodigde documenten ook daadwerkelijk in Teams staan.

Sharepoint
Sascha geeft aan dat Nieuwegein Teams puur als vergadertool gebruikt en voor de documenten gebruikmaakt van Sharepoint.  De documenten worden opgeslagen op afdelingsniveau, projectniveau of bij de algemene kennisbank. Samen met de collega’s bekijk je aan het begin van een project hoe je het documentbeheer gaat vormgeven, waarbij het tijdens het verloop van een project belangrijk blijft de collega’s te motiveren om hun documenten in Sharepoint te zetten. Nadeel eerder was dat collega’s van buitenaf niet bij de documenten konden, maar sinds het gebruik van  Sharepoint online is die hobbel weggenomen en kan je van overal inloggen en heb je toegang tot de bestanden.

Alles op één plek
In Nieuwegein werkt men veel met programma’s die overkoepelend zijn over afdelingen, en dan is het handig dat de documenten voor iedereen en overal op één locatie terug te vinden zijn. Gebruikers kunnen een bestand of zelfs een hele map uploaden, maar kunnen ook vanuit Sharepoint direct een nieuw office-bestand maken. Dit laatste is voor de gebruiker het makkelijkst, want dan heb je direct alles op de goede plek staan. Het zoeken naar documenten blijft overigens nog wel een uitdaging in Sharepoint. In Teams is het zoeken al een stuk gebruiksvriendelijker. Belangrijk is om te zoeken op de juiste onderscheidende trefwoorden. Documenten die in Sharepoint staan, kunnen via gedeelde mappen, ook gedeeld worden met externen.

Archiefwaardig
Bij de provincie worden documenten die archiefwaardig zijn uiteindelijk nog handmatig opgeslagen in Corsa, zodat er voldaan wordt aan de archiefwet. In Nieuwegein hebben zij hiervoor een eigen systeem. Sharepoint of Teams worden dus niet gebruikt voor archiefwaardige documenten.

Synchronisatie
Tijdens de sessie was een discussie over de synchronisatie tussen Teams en Sharepoint. Anno september 2022 synchroniseert Teams wel richting Sharepoint, maar andersom niet. Deze halve synchronisatie wordt als een gemiste kans gezien en ‘Microsoft onwaardig’.

Feedback van deelnemers
Vanuit de deelnemers kwam naar voren dat Teams geen projectsysteem is en het is geen archiefsysteem. Aan het begin van je project moet je dus goed nadenken hoe je de softwarematige ondersteuning van een project opzet. En een goede opzet kan je steeds voor elk nieuw project gewoon weer opnieuw als basis gebruiken. Bij voorkeur wordt dit van hogerhand opgelegd, omdat anders elke projectmanager toch weer zijn of haar eigen voorkeur heeft en er binnen één gemeente diverse systemen gebruikt worden. Bij de keuze voor een systeem moet ook geregeld worden dat iemand verantwoordelijk is om de te volgen processen ook uit te leggen aan alle projectteamleden. Projectondersteuners willen geen verkapte politieagent worden die bij de teamleden moet leuren dat iedereen op de juiste plek de juiste informatie opslaat. Het moet de verantwoording zijn van elk teamlid afzonderlijk. Wanneer alle documentatie goed en geordend wordt opgeslagen, dan kunnen nieuwe projectteamleden snel hun weg vinden. Om wildgroei aan kanalen binnen Teams te vermijden, ruimen sommige gemeenten inactieve kanalen automatisch op. Een ander aandachtspunt bij het gebruik van de chat in Teams is hoe je hierbij kan voldoen aan de WOB. Afgevraagd wordt, of het mogelijk is om de chat-verlopen uit Teams te halen zodat deze bij een WOB aanvraag beschikbaar zijn.   

Dit was een webinar van de vakgroep Projectondersteuners. Het webinar zelf kan je ook terugkijken bij de VPNG.