Inloggen

De komende maanden houdt de VPNG een reeks interviews met ambtelijk opdrachtgevers. Voor opdrachtgevers interessant omdat zij horen hoe collega´s uit het land hun rol uitvoeren, voor project-, programma- en procesmanagers interessant omdat zij de rol van ambtelijk opdrachtgever beter kunnen begrijpen en ook beter kunnen aanvoelen wat hun opdrachtgever van hen verwacht.

Dit keer hadden we Hans Mieras te gast van de gemeente Gooise Meren. Hans is in Gooise Meren eerder ook projectleider en wethouder geweest, waardoor hij de diverse rollen goed kent. Onder Gooise Meren vallen de plaatsen Bussum, Naarden en Muiden en heeft ongeveer 60.000 inwoners.

Ambtelijk opdrachtgever en projectleider
Naast ambtelijk opdrachtgever is Hans ook hoofd van het projectmanagementbureau van Gooise Meren met 20 projectleiders. In theorie zou het de meest zuivere vorm zijn als de ambtelijk opdrachtgever boven het hoofd van de projectleiders zou staan, maar in de praktijk in Gooise Meren is daar niet voor gekozen. Hans is voor een aantal projecten zowel de ambtelijk opdrachtgever als de projectleider en voor andere projecten is hij puur de opdrachtgever. Bij initiatieven van externen is het aan te bevelen de rol van opdrachtgever en projectleider door twee personen te laten vervullen, zodat de belangen van de externe initiatiefnemer door de opdrachtgever behartigd kunnen worden.

Doordat Hans vaak opdrachtgever is voor de projectleiders van zijn afdeling, heeft hij ook het voordeel dat hij als hoofd van de afdeling van dichtbij ziet hoe de projectleiders hun werk uitvoeren. Hoe projectleiders functioneren die voor andere opdrachtgevers werken, moet hij vernemen van de andere opdrachtgevers. Hans ziet weleens dingen gebeuren bij projecten waarvan hij niet de opdrachtgever is en dan moet hij zich beheersen om binnen zijn rol te blijven.

Is Hans niet bang dat zijn projectleiders hem in de rol van opdrachtgever niet durven tegen te spreken omdat hij even later weer de Hans is in de rol van hoofd Projectmanagementbureau?
Hans geeft aan dat hij zich als opdrachtgever absoluut openstelt voor tegenspraak en hij krijgt in de praktijk ook tegenspraak. Hans heeft dus niet het gevoel dat de projectleiders van zijn afdeling geen tegenspraak zouden durven uitoefenen door zijn dubbelrol.

Wat voor type opdrachtgever is Hans?
Hans is ook wethouder geweest, dus bestuurlijk opdrachtgever. Vaak hoor je dat de ambtelijk opdrachtgever en de bestuurlijk opdrachtgever ´te dicht op elkaar zitten´. In de praktijk zie je dat opdrachtgevers ook gewoon doen wat hun baas wil. Dus de projectleider kijkt naar de ambtelijk opdrachtgever, en deze kijkt op zijn/haar beurt weer naar de bestuurlijk opdrachtgever en deze kijkt weer naar hoe de raad het wil. Als ambtelijk opdrachtgever is het daarmee belangrijk om te weten hoe de bestuurlijk opdrachtgever ´erin zit´. Als ambtelijk opdrachtgever is het belangrijk om te zien hoe je de bestuurlijk opdrachtgever het beste kan bedienen.

Als hoofd van het projectbureau geeft Hans leiding via de menselijke kant en minder de inhoudelijke kant. Alle projectleiders zijn resultaatgericht, heel betrokken. Hans moet er dus vooral op letten dat de projectleiders niet teveel hooi op hun vork nemen. Inhoudelijk denkt Hans mee met de projectmanagers door te kijken wat er binnen het college moet gebeuren, met welke besluiten, voor het project.     

Welke ingrediënten heeft volgens Hans een goed opdrachtgever-opdrachtnemergesprek?
Het belangrijkste bij een opdrachtgever-opdrachtnemergesprek is, is dat het gesprek open en transparant is. Je moet samen de juiste besluiten kunnen nemen en samen alle risico´s in beeld hebben. Projectleiders moeten dus niet de zaken mooier maken als ze zijn of risico´s verborgen houden. Op het moment dat een projectleider meldt dat alles goed loopt, dan moet je als opdrachtgever toch wantrouwig worden.

Als opdrachtgever heeft Hans ongeveer 30 projecten. Hierbij kan hij natuurlijk niet alle details van de projecten kennen en dat hoeft ook niet. Hans kijkt naar het overzicht van de projecten door puur te kijken naar welk besluit een bepaald project toewerkt en welke hobbels er nog zijn. Deze werkwijze kan je je als opdrachtgever permitteren als je goede senior projectleiders hebt waarbij het projectmanagement goed op orde is. Vaak komen de beheersaspecten terug in de gesprekken, en dan met name tijd en geld. Vaak zie je bijvoorbeeld dat de financiering van projecten vooral in P&C cycli zijn ingedeeld en dat de fasen van projecten een andere periode kennen. Bij gemeenten waar nog niet zulke ervaren projectmanagers werken, zal je als opdrachtgever ook erop moeten letten dat bijvoorbeeld de projectopdracht helemaal helder is en er een goede resultaatformulering is. Is de organisatie van het project op orde en heb je zicht op alle beheersaspecten. Bij grotere gemeenten heb je vaak aparte projectcontrollers / managers projectbeheersing die hierbij meekijken.

De klassieke vraag is altijd wie de projectopdracht schrijft.
Volgens Hans is het belangrijkste dat de ambtelijk opdrachtgever de projectopdracht vaststelt. Sommigen zijn van mening dat de ambtelijk opdrachtgever de projectopdracht dan ook maar moet schrijven, maar dat hoeft niet. De projectopdracht moet ook zo geformuleerd zijn dat de projectleider er iets mee kan. Idealiter schrijven de projectleider en de ambtelijk opdrachtgever samen aan de projectopdracht, zodat er een resultaat komt waar ze beide achter kunnen staan. De bestuurlijk opdrachtgever stelt de projectopdracht uiteindelijk formeel vast.

Welke voorbereiding verwacht jij die een projectleider doet, voordat deze in gesprek gaat met de opdrachtgever?
Als opdrachtgever verwacht je een realistische update te horen van het project en wat er sinds het vorige gesprek allemaal is gebeurd. Let er als projectleider op dat je ook problemen die je tegen bent gekomen in je project, en die je inmiddels hebt opgelost, ook nog meldt. Vaak vergeten projectleiders de al opgeloste problemen mee te nemen in het gesprek. Projecten kennen altijd een vorm van belangenafwegingen. Plan je een speeltuin, dan zijn de mensen met kinderen blij en ouderen zijn bang dat het een hangplek voor de jeugd wordt die overlast gaat geven. Als opdrachtgever wil je graag weten welke afwegingen gemaakt zijn en welke stappen vervolgens gezet zijn, ook al omdat de politiek vragen kan hebben over afwegingen die gemaakt zijn.

Wat zijn de kenmerken voor een goede projectleider voor een opdrachtgever?
1) De projectleider moet inhoudelijk deskundig zijn. 2) De projectleider moet goed kunnen luisteren wat de opdrachtgever beweegt. 3) De projectleider moet stevig genoeg in zijn schoenen staan om weerwoord te kunnen geven. Een goede projectleider moet al deze drie kenmerken in huis hebben. Je hebt als opdrachtgever niets aan iemand die inhoudelijk heel goed is, maar niet kan luisteren naar de opdrachtgever. Je hebt ook niets aan een projectleider die niet genoeg assertief is, de discussie niet aan wil gaan en gewoon doet wat gevraagd wordt, ook als hij denkt dat het niet de goede oplossing is. En je hebt projectleiders die heel goed kunnen luisteren, maar inhoudelijk weten ze nergens van. Je moet als projectleider echt alle drie de eigenschappen in huis hebben om een goede projectleider te zijn.

Bewaak de rollen
Je ziet bij veel gemeenten in de driehoek bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever en projectleider dat de projectleider het goed kan vinden met de bestuurlijk opdrachtgever en de ambtelijk opdrachtgever staat op een afstand. De bestuurder regelt snel alles direct met een projectleider. Als ambtelijk opdrachtgever moet je hier voor waken. Het kan prima als de projectleider soms direct met de wethouder spreekt, maar jij hoort altijd op de hoogte te worden gehouden door de projectleider over wat besproken is. Bovendien, mocht een project stranden, dan kijkt iedereen toch naar de verantwoordelijke, en dat is de ambtelijk opdrachtgever. Loop je er als projectleider tegenaan dat jouw ambtelijk opdrachtgever geen tijd voor je heeft en dat je daardoor gedwongen wordt direct met de bestuurlijk opdrachtgever zaken te regelen, dan moet je eigenlijk als projectleider om een andere ambtelijk opdrachtgever vragen. De ambtelijk opdrachtgever moet hoog genoeg in de hiërarchie staan om beslissingen te kunnen nemen, maar moet nog wel genoeg tijd hebben voor jou als projectleider.  

Wat zijn bij projectleiders vaak blinde vlekken?
Je ziet soms projectleiders die maandenlang op zoek zijn naar een goede oplossing en wanneer zij voor zichzelf een antwoord hebben gevonden op het vraagstuk, dan is die oplossing vaak nog maar de enige oplossing in de beleving van de projectleider. De opdrachtgever vraagt zich vervolgens af waarom dat de enige oplossing is. Door als projectleider jouw opdrachtgever mee te nemen in het proces hoe je tot de door jou gekozen oplossing bent gekomen, kan je al veel onbegrip aan beide kanten wegnemen.  

Proces vs inhoud en hoofdlijnen vs detail
Als opdrachtgever stuur je op inhoud. Je wilt mooie dingen maken. Je stuurt ook op politieke besluiten en ook die gaan over de inhoud. We hebben het als ambtelijk opdrachtgever steeds over inhoud, waarbij je weet dat de onderliggende processen goed geregeld zijn. En je kijkt bij die inhoud als opdrachtgever naar de hoofdlijnen. Je blijft weg van de details.

Wanneer ga je meer tijd besteden aan een project als opdrachtgever?
Wanneer een project politiek gevoelig ligt, of wanneer een project negatief in de media is, dan is het zaak om extra tijd in een project te investeren.

Wat moet je als ambtelijk opdrachtgever doen zodra je merkt dat de basis van projectmatig werken niet in orde is van je gemeente?
Het opzetten van een project is veel werk. Dus ga alleen projectmatig werken bij projecten die ingewikkeld en complex zijn. Vervolgens moet je de collega´s ervan overtuigen dat je door projectmatig te werken tot betere resultaten zal komen. Bespreek de toegevoegde waarde van projectmatig werken.

Welke valkuilen zijn er voor ambtelijk opdrachtgevers?
Let als opdrachtgever vooral op de rolzuiverheid. Ga niet op de stoel van de projectleider zitten en ga ook niet op de stoel van de wethouder zitten. Zorg er ook voor dat je de projectleiders een omgeving geeft waarin ze hun werk goed kunnen doen, waarin ze goed kunnen functioneren. Wanneer je als opdrachtgever deze voorwaarde niet schept, dan zullen de projecten minder goed uitgevoerd worden.

-----

 

Dit webinar werd georganiseerd vanuit de VPNG-vakgroep Opdrachtgeverschap.