Wat houdt de functie van projectondersteuner nu precies in en welke verschillende zaken komen zij in hun werk tegen?
Deze week gaat mijn blog over projectondersteuners. Ik ben namelijk de afgelopen twee weken beziggeweest met de intake voor de leerkring projectondersteuners. Een wereld die nieuw voor mij was. In totaal sprak ik met 43 projectondersteuners, van kleine tot grote gemeenten en van het sociale domein tot het fysieke domein. In deze blog blik ik terug op deze gesprekken en kijk in wat de functie van projectondersteuner nu precies inhoud en welke verschillende zaken zij in hun werk tegenkomen.
Projectondersteuner bestaat niet
Wat mij als eerste opviel tijdens het bellen was dat DE projectondersteuner niet bestaat; het is een containerbegrip waar veel verschillende functies onder vallen. Ik heb gesproken met ‘’assistent projectmanager’’ ‘’medewerkers archiefbeheer’’ ‘’management assistenten’’ en zo kan ik nog wel even doorgaan. Al deze personen in dezelfde leerkring; ‘’projectondersteuners’’. Ook qua taken en zo gezegd niveau liggen de verschillende mensen die ik heb gesproken redelijk ver uit elkaar. Zo is de één direct verantwoordelijk wanneer bijvoorbeeld de projectleider ziek of op vakantie is, terwijl de ander te weinig kennis heeft van de inhoudelijke zaken van een project en zich meer focust op secretariële zaken. Daarnaast heb ik projectondersteuners gesproken die twee verschillende projecten begeleiden, maar ook die meelopen met 23 verschillende projecten meelopen. Daarnaast werd snel duidelijk dat projectondersteuners in grote gemeenten vaak meer gefocust zijn op één of een paar onderdelen van het project en dat projectondersteuners in kleine gemeenten vaak van alles wat meekrijgen. Haast de enige homogene eigenschap die ik kon vinden was het geslacht, want van de 43 mensen die ik heb gesproken was er één een man.
Deze diversiteit in taken is ook één van de hoofdredenen waarom zoveel projectondersteuners zich hebben aangemeld voor deze leerkring. Ik sprak erg veel beginnende projectondersteuners zich ‘’zoekende’’ waren in wat nu precies allemaal komt kijken bij de functie. Het opvallende was, dat ik ook sprak met personen die al 10 jaar in het vak zitten en nog rondlopen met dezelfde vraag. Deze onduidelijkheid zet zich in sommige gevallen ook voort in twijfel over de balans tussen de verantwoordelijkheden en de waardering van projectondersteuners. Daarnaast zorgt de soms onduidelijke taakafbakening ervoor dat veel zaken bij projectondersteuners terecht komen terwijl dit soms niet de bedoeling is.
Leerkring, Kenniskring, Ervaringenkring
De diversiteit kwam ook terug in wat de projectondersteuners die ik heb gesproken graag zouden willen ophalen in de leerkring. Een aantal vind het vooral waardevol om het met collega’s te hebben over praktische zaken zoals welke ICT-toepassingen handig zijn en welke er alleen maar voor zorgen dat je meer tijd kwijt ben. Andere zijn juist benieuwd naar hoe de communicatielijnen lopen in andere gemeenten en hoe je (wanneer je hier niet tevreden over bent) van je laat horen. Ook sprak ik een aantal projectondersteuners die gewoon hun netwerk willen uitbreiden. Zeker in kleine gemeenten krijgen projectondersteuners vaak te maken met projectleiders, maar zien zij niet vaak andere projectondersteuners om even mee te sparren.
Een ander dilemma waar een aantal van de mensen die ik heb gesproken tegen aan liep is dat zij wel meer verdieping willen in hun werkzaamheden, maar dat hier in sommige gevallen simpelweg de tijd niet voor is. Veel projectleiders waarderen het als er ook inhoudelijk wordt meegedacht over de projecten, maar dan moet hier wel de ruimte voor zijn. Het plezier van het werk als projectondersteuner halen veel van de mensen die ik heb gesproken in het resultaat, het is mooi om te zien dat de werkzaamheden die worden geleverd bijdragen aan een project dat wanneer het af is vaak ook daadwerkelijk zichtbaar is. Weer andere vooral jongere projectondersteuners die ik sprak zien deze functie als een mooie springplank naar hogere functies binnen de projectenwereld.
Project projectondersteuners
Wat mij tot slot opviel tijdens het bellen is hoe blij iedereen was met de leerkring en het intakegesprek. Er ligt een grote behoefte om elkaar verder te helpen en vooral ervaringen uit te wisselen. Daarnaast is er een grote ambitie bij veel projectondersteuners om door te groeien in hun functie en vaak zijn hier ook de mogelijkheden tot; ‘’The only way is up!’’
Vragen of opmerkingen? Mail mij!