Onze webinars zijn weer officieel gestart! Als onderdeel van een 3-delige serie voor projectondersteuners, trapte Ursula Verheul de eerste webinar af. Zij is sinds een jaar werkzaam als projectondersteuner bij de gemeente Utrecht en ging met een nieuwe en frisse blik aan de slag met participatie! Vandaag vertelde ze meer over de do’s en don’ts van digitale participatie.
Omgevingsvisie Kanaleneiland en Transwijk
Als onderdeel van de omgevingsvisie Kanaleneiland en Transwijk werd op zaterdag 7 maart 2020 een eerste fysieke bijeenkomst georganiseerd om te luisteren naar ideeën van inwoners uit deze wijken. Wat een reeks van drie bijeenkomsten zou moeten zijn, veranderde radicaal door de komst van Corona. De plannen voor fysieke bijeenkomsten vielen in duigen, maar ideeën voor digitale alternatieven borrelden op.
Om te bepalen hoe de fysieke en openbare ruimte van de wijk er in toekomst uitziet, zijn meningen, ideeën en inzichten van bewoners nodig. Om deze reden verstuurde de gemeente Utrecht nieuwsbrieven en e-mails, maar werden er ook vijf online workshops georganiseerd.
Workshops
Het kernteam van de gemeente Utrecht dat verantwoordelijk was voor de workshops bestaat uit twee projectmanagers, een projectondersteuner en een communicatieadviseur. Achter de schermen werkten zij aan de opzet en inhoud van de workshops en werden de nodige technische mogelijkheden verkend.
Om zoveel mogelijk mensen aan te spreken, bepaalde het kernteam dat de workshops een laagdrempelige, interactieve en heldere insteek moesten hebben. Voor de bekendmaking van de workshops betekende dit dat zij een mix van online als offline middelen hebben ingezet. Zo werd er onder andere een videoboodschap van de wethouder gedeeld, maar werd ook gebruik gemaakt van flyers, persberichten en lokale media.
Do’s
Maak goede afspraken
Het kernteam dat verantwoordelijk is voor de omgevingsvisie Kanaleneiland en Transwijk heeft vooraf goede afspraken gemaakt over de werkwijze. Iedereen wist wat er van hem/haar verwacht werd. Zo was het altijd duidelijk wie het gesprek leidde, wie reageerde op chatberichten en wie de tijd in de gaten hield.
Thema’s
Verdeel workshops in thema’s die belangrijk zijn voor de wijken zodat bewoners makkelijk kunnen bepalen of ze deel willen nemen.
Gebruik de juiste middelen
De gemeente Utrecht heeft diverse middelen ingezet om bewoners aan te spreken en te informeren, maar ook om interactie te creëren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Whatsapp: hier kun je van tevoren vragen of mensen vragen of input hebben. Vraag ze bijvoorbeeld om een foto te sturen die gebruikt mag worden in de presentatie.
- GoToMeeting: de online omgeving om de workshop in te geven en het gesprek aan te gaan.
- QandR: QandR is een interactieve tool waarop je vragen kan stellen aan deelnemers en zij eenvoudig op hun telefoon antwoord kunnen geven. Dit is een goede tool om deelnemers te betrekken in de workshop en het gesprek op gang te brengen.
Oefenworkshops
Het kernteam organiseerde voor elke workshop een oefenworkshop om preventief eventuele kinken uit de kabel te halen. Deze oefenworkshop werd georganiseerd voor betrokken collega’s om te checken of er geen technische mankementen waren en om de presentatie te oefenen. Ook werd er voor de bewoners een oefenworkshop georganiseerd. Tijdens deze laatste oefenworkshop werden de bewoners geholpen met inloggen en werd er uitleg gegeven over de tool.
Inloopmoment
Zorg voor een warm welkom wanneer deelnemers de digitale workshop binnenkomen. Maak een praatje of stel het team voor. Dit wordt erg gewaardeerd.
Geef iedereen de ruimte
Laat iedereen zoveel mogelijk zijn/haar mening delen. Valt het op dat stillere personen zich minder laten horen? Spreek ze dan actief aan en betrek ze in het proces.
Don’ts
Tijdsinschatting
Het inschatten van een juiste tijdsduur is lastig. Een uur leek lang genoeg voor een workshop, maar omdat het om een digitale workshop gaat kunnen mensen problemen hebben met hun verbinding of met inloggen in het systeem. Reserveer dus altijd meer tijd voor ‘opstartproblemen’.
Vervolg
De 5 workshops van de gemeente Utrecht zijn onderdeel van een langer traject. Participatie is een proces dat je samen met bewoners doorgaat. Koppel het resultaat van de workshops ook via andere kanalen terug, dus via kleine fysieke bijeenkomsten of straatinterviews.
Wil je nou meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum. De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.