Lancering 'Inspiratiegids Opgavegericht Werken'

Wat begon als een idee, groeide uit naar een daadwerkelijke ‘Inspiratiegids Opgavegericht Werken’ met een verzameling van bouwstenen die helpen om het goede gesprek te voeren over opgavegericht werken.

Waarom een inspiratiegids?
Opgavegericht werken is een steeds groter wordend thema. Dit heeft onder andere te maken met de rolverschuiving naar adaptieve gemeentes. Dit is een gemeente waarin alle medewerkers een opgavegerichte houding en gedrag laten zien. Naast het streven naar een adaptieve gemeente, werd opgemerkt dat de ambities bij gemeenten heel hoog zijn. Hierin zijn echter de financiële en ruimtelijke mogelijkheden beperkt en wordt de afhankelijkheid van derden groter. Zij hebben eigen ambities, belangen en idealen. Niet altijd die van de gemeente.

Dit alles heeft als gevolg dat tijdelijke opgaven dynamischer en complexer worden. Zowel op inhoud, proces en opgaven. Dit betekent dat de leefwereld en de systeemwereld elkaar steeds meer overlappen. Omdat deze werelden elkaar nodig hebben, is het bij opgavegericht werken de kunst om gericht te zijn op de leefwereld, maar als systeemwereld niet hetzelfde te worden. Het is de spanning tussen deze twee werelden, waar opgavegericht werken een uitkomst kan bieden!

5R-analysemodel
Het vertrekpunt bij het organiseren van bewegingsruimte is een vertrouwensrelatie tussen een medewerker, de lijnmanager en de ambtelijk opdrachtgever. Hierbij komt het 5R-analysemodel goed van pas:

In de relatie tussen bovengenoemde partijen, geven de lijnmanager en ambtelijk opdrachtgever richting en ruimte aan de medewerker, die vervolgens de verantwoordelijkheid neemt, resultaten behaald en rekenschap aflegt.

Invalshoeken
In de inspiratiegids worden de 4 invalshoeken van opgavegericht werken uitgelicht. Deze zijn bedoeld voor het management om hen te inspireren, maar ook voor het voeren van het gezamenlijke dialoog.

1. Opgavegericht besturen: wat vraagt het van de organisatie?
2. Opgavegericht sturing: wat vraagt het van de sturingsdriehoek die we gebruiken bij de projecten, programma’s en processen?
3. Opgavegericht presteren: wat vraagt het van het opgavegericht presteren, het excellente werken met bestaande werkwijzen?
4. Opgavegericht leren: het leren tijdens presteren en het voeden de lerende organisatie.

Benieuwd naar de definitie van een opgave en een uitgebreidere uitleg over de 4 invalshoeken van opgavegericht werken? Lees deze VPNG update.

Werken als opgavemanager
Francois van Doesburg is voorzitter van VPNG, maar bovenal al 17 jaar werkzaam bij de gemeente Veenendaal. Sinds 2 jaar werkt hij mee aan een experiment over opgavegericht werken. Als onderdeel van dit experiment, vervult Francois de rol van opgavemanager. De aanleiding van het experiment was de vraag of de gemeente Veenendaal alle veranderingen nog wel kon bijhouden. Het werd tijd om mee te bewegen, zowel intern als extern.

In Veenendaal is een opgave een centrale ambitie. Iets dat geldt voor de hele stad, ook voor het bestuur. Francois geeft aan dat een opgave geen project is. Bij een project ga je namelijk van a naar b, waarbij een opgave openstaat en bijdraagt aan de centrale ambities.

Wanneer je werkt aan een opgave is het belangrijk dat:

• vertegenwoordigers vanuit de gemeente allemaal dezelfde boodschap delen.
• er prioriteiten gesteld worden en dat mensen hier eerlijk over durven te zijn.
• de leefwereld leidend is om het mogelijk te maken om adaptief en wendbaar te werken.
• je kenbaar maakt dat opgavegericht werken tijd kost!
• je je beseft dat elke opgave maatwerk vergt en dat er niet één werkend systeem is.
• flexibiliteit hoog in het vaandel blijft staan.
• Je met elkaar werkt aan dezelfde opgave, met de dezelfde focus en elkaar hieraan houdt.

Francois geeft aan dat hij als opgavemanager alles meekrijgt en dat dit heel fijn is. Na 2 jaar is hij niet nog steeds niet uitgeleerd, maar laat hij wel weten dat de inspiratiegids bij de aanvang van zijn rol als opgavemanager al van pas was gekomen om de hele organisatie in het zelfde tempo mee te nemen. 

Overhandiging ‘Inspiratiegids Opgavegericht Werken’
Met bovenstaande kennis op zak, vertelt Francois dat het soms lijkt alsof we allemaal wel weten hoe we opgavegericht moeten werken en leren. Niets is echter minder waar, want wat hem betreft staan we aan het begin. Het is daarom een waanzinnige prestatie van Enrico en Hans om dit boek te maken en er 1,5 jaar lang passie en liefde in te stoppen.

Zoals Enrico en Hans zelf al aangeven is de inspiratiegids geen blauwdruk, maar is er wel veel richting om elkaar te begrijpen. Ieder vanuit zijn/haar eigen rol. Het is Hans en Enrico gelukt om onderdelen te ordenen en hierover het gesprek te voeren en voor te zetten. Het maken van de gids is daarom ook al een opgave! Na deze inleiding volgde een (oorverdovend) digitaal applaus via de chat!

Francois sloot af met de volgende oproep: “Laten we de komende tijd ervaringen delen, nadenken over wat wel en/of niet werkt en elkaar helpen. Dan wordt dit een mooi en breed traject met alle gemeenten. Gemeente secretarissen hebben hierin een sleutelrol en bij hen moet het vertrouwen liggen om opgavegerichter te gaan werken.”

Hierna was het tijd voor het échte werk; de (digitale) overhandiging van de gids aan Ingrid Geveke (voorzitter VGS).

Werken als gemeentesecretaris
Ingrid geeft aan dat het een eer is om de inspiratiegids in ontvangst te mogen nemen en dat Enrico en Hans geweldig werk hebben geleverd door echt vanuit het hart van de beroepsgroep van de VPNG, de sturingsprofessionals, dit cadeau te ontwikkelen.

Hierna deelde Ingrid haar ervaring als gemeentesecretaris van de gemeente Zwolle. Ook daar zijn ze op zoek naar de beste manier om opgavegericht te werken. Maar ook vanuit de Vereniging Gemeente Secretarissen (VGS) is er behoefte aan een manier om opgavegericht werken vorm te geven. Opgavegericht werken is overal een issue en we moeten met elkaar zoeken naar hoe we dit kunnen doen.

In Zwolle is in 2018 vastgesteld dat het één van de belangrijkste thema’s is in de organisatieontwikkeling. Dit zorgde voor verwarring binnen de organisatie, omdat men er vanuit ging dat er al opgavegericht werd gewerkt. Hieruit trok Ingrid de les dat je de gebruikte terminologie met elkaar moet onderzoeken.

Inmiddels zijn ze in Zwolle zover dat er een eigen Zwolse gids voor opgavegericht werken in elkaar gezet is. Dit laat zien dat het voor iedereen een zoektocht is, maar dat de buitenwereld altijd leidend is. Dat is iets dat we volgens Ingrid goed moeten onthouden. Wat we doen moet navolgbaar en uitlegbaar zijn en we moeten ons niet te veel verliezen in systeemdiscussies over wie er beslist, waar wat ligt, maar ons richten op heldere uitgangspunten en goede prioriteitsstelling en van daaruit goed samen werken aan de opgave.

Ingrid sloot af met een oproep uit de inspiratiegids, namelijk: “houd het zo eenvoudig mogelijk.”. Dit is volgens haar een geweldige leidraad om vast te houden, want de inspiratiegids staat vol goed doordachte bouwstenen. Het advies aan collega’s zou dan ook zijn: lees het door, haal eruit wat voor jou van toepassing is, want er is goed over nagedacht, maar houd het wel eenvoudig zodat je het ook aan anderen kan uitleggen.

Afsluiting
Uiteindelijk bedankte Enrico de sprekers voor hun mooie woorden, maar nam hij ook de tijd om iedereen te bedanken die heeft meegewerkt aan de inspiratiegids. Daarnaast zijn zowel Enrico als Hans erg benieuwd hoe gemeentes aan de slag gaan met opgavegericht werken en werd weer duidelijk dat het thema nog lang niet weg is. Er is in de toekomst nog genoeg hierover te bespreken!

Benieuwd naar de 'Inspiratiegids Opgavegericht Werken'?

• Voor een fysiek exemplaar kun je mailen naar t.routers@vpng.nl, met als onderwerp: Boekje Opgavegericht Werken. Geef hierin duidelijk aan naar welk adres wij het boekje mogen sturen.
• Klik hier voor de digitale versie.

Veel leesplezier!

De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.