Leerkring projectleiders intakeproces (nieuwe) initiatieven

Inrichting intakeproces gemeente Hoekse Waard
Naast Enrico als begeleider van de leerkring, wierp Ronald Jellema zich op als ervaringsdeskundige. Vanuit zijn rol als regisseur gebiedsontwikkeling in de gemeente Hoekse Waard is hij betrokken bij de opzet, invulling en uitvoering van een complex intakeproces. Een fusering van vijf individuele gemeenten is wat de inrichting van een nieuwe organisatiestructuur, met de daarbij horende processen, complex maakt.

Dit grote project, waarin zich de nodige dilemma’s aandienden, weerhield Ronald er niet van om zijn schouders eronder te zetten en deze nieuwe organisatie de structuur te bieden die het nodig heeft. De combinatie van vijf individuele gemeenten die hun eigen dossiers, en dus ook initiatieven, meenemen plús een gebrek aan capaciteit en overzicht maakten dat er eerst ontdekt moest worden hoe alle lijnen zouden lopen.

Naast deze lijnen moest ook Ronald zijn eigen functie in kaart brengen met als doel: vorm geven aan integraal werken. Nadat een quick-scan en regietafel niet bleken te werken voor de nieuwe organisatie werden – op basis van modellen van de VNG – de intake- en omgevingstafels geïntroduceerd. Een schot in de roos, zolang hier een eigen draai aan gegeven kon worden.

Van toetsen naar beoordelen
Al snel werd duidelijk dat er draagvlak en begrip gecreëerd moest worden; niet zomaar beginnen, maar eerst breed uitzetten en bespreken in de organisatie. Uiteindelijk heeft het bijna een jaar geduurd om de intake- en omgevingstafel vorm te geven en uit te voeren. Met het volgende proces als resultaat:

Intaketafel (toetsen)

• Overlegplatform met een beperkte groep: regisseur gebiedsontwikkeling, stedenbouw, landschapsdeskundige, vergunningen.
• Speciale rol voor technisch voorzitter voor het behoud van snelheid in het proces.
• Initiatieven inschatten op kansrijkheid: past het binnen de ambities van onze gemeente?
• Initiatieven inschatten op wenselijkheid: wat is de maatschappelijke meerwaarde en wordt de omgeving blij of niet?
• Heeft ongeveer 15 minuten de tijd om tot een oordeel te komen over een initiatief.
• Casemanager neemt het initiatief mee naar het coördinatieoverleg en legt het voor aan de portefeuillehouder. Iedereen kan overigens een casemanager zijn. Initiatieven komen op diverse manieren binnen (telefoon, aanspreekpunt, etc.) en moeten vanuit hier ingebracht worden in de intaketafel met behulp van een formulier. De uitkomst van de intaketafel wordt, zoals hiervoor aangegeven, vervolgens voorgelegd aan de portefeuillehouder.
• De portefeuillehouder bepaald vervolgens of het initiatief naar de omgevingstafel kan.

Omgevingstafel (beoordelen)

• Vindt om de 2 à 3 weken plaats, afhankelijk van de hoeveelheid initiatieven die uit de intaketafel komen.
• Van tevoren is bekend wie hierbij aanwezig zijn. Dit zijn disciplines die aansluiten bij de inhoud van de initiatieven. Kerndisciplines: stedenbouw, vergunningen, verkeer, groen en riolering.
• De disciplines binnen de omgevingstafel moeten hun advies beperken tot hun eigen expertise. Dit zorgt voor snelheid, maar ook voor duidelijkheid bij de casemanager.
• Integrale beoordeling van initiatieven: is de juiste casemanager aangehaakt of moeten initiatieven als project gedefinieerd worden? Dit kan voor onduidelijkheid zorgen bij projectleiders omdat zij op dit punt niet weten of de aangehaakte disciplines van de omgevingstafel ook nog in een projectgroep horen. Het is hierbij aan de projectleider om de signalen vanuit de omgevingstafel op te pikken en mee te nemen in de projectgroep.

‘Ja, mits’
In de intake- en omgevingstafel draagt de gemeente Hoekse Waard de ‘ja, mits’ houding van de omgevingswet uit. Dit betekent dat er eerst getoetst wordt en daarna beoordeeld. Met andere woorden: bekijk eerst het hele initiatief --> spreekt dit aan? --> kijk daarna naar de mogelijkheden. Dit botst nog wel eens met de abstracte en kadervrije omgevingsvisie van de gemeenten. In hoeverre hou je de ‘ja, mits’ houding aan en wanneer is het tijd om toch te kiezen voor bepaalde kaders?

Hiermee geeft Ronald aan dat er in de gemeente Hoekse Waard nog geen eindoplossing is en er constant gezocht wordt naar oplossingen. Het belangrijkste hierin is volgens hem: praten, zoeken, draagvlak creëren en doorgaan!

Dilemma’s binnen de groep
De dilemma’s waar Ronald binnen zijn organisatie nog tegenaan loopt vormen een mooie brug naar de break-out sessies waarin kleinere groepen deelnemers met elkaar in gesprek gingen. Wat zijn de dilemma’s of gaten in de weg die zij tegenkomen?

Dit bleken diverse thema’s te zijn, waar een groot deel van de groep zich in herkende:

• Beperkte capaciteit: leren is een belangrijk ingrediënt waar tijd in gaat zitten
• Te abstract of los kader: heeft beide voordelen om op te toetsen
• Investeren in draagvlak
• Oude/nieuwe situatie binnen een organisatie naast elkaar laten lopen: voorsorteren op nieuwe werkwijze, maar nog werkzaam in oude
• Inrichting loketten: dit speelt vooral bij grotere gemeenten
• Prioriteiten stellen: wat richt je als eerste in?
• Koppeling sociaal domein
• Verbreding kleine groep naar groot: van papier naar uitwerking
• Vastlegging: hoe kunnen kleine gemeenten grote groepen vormgeven?
• Invulling tafels: zoektocht naar wat en wanneer je iets bespreekt in de intake- en omgevingstafel
• Rolverdeling: wie is inhoudelijk verantwoordelijk? Met wie zit de casemanager aan tafel? Welke rol heeft het bestuur? Wie bewaakt het proces?
• Verhouding publiek en privaat

Conclusie Leerkring
Het verhaal van Ronald Jellema in combinatie met de gedeelde dilemma’s van de deelnemers biedt veel kansen. Het laat aan de ene kant zien dat de inrichting van een intakeproces niet voor elke organisatie op dezelfde manier werkt, maar juist goed functioneert wanneer je eigen regels toevoegt. Aan de andere kant is iedereen het erover eens dat er enorm veel potentie in een gestructureerd intakeproces zit en het zowel nieuwe als bestaande organisaties intern kan verbinden.

Vanuit de groep kwam veel kennis naar voren die men graag vaker wilt delen. Er zijn dan ook een aantal deelnemers die zich als leden van een mini-denktank hebben aangemeld om mee te denken over de invulling van volgende sessies. Deze zullen zich waarschijnlijk meer gaan focussen op bepaalde thema’s.

Ronald sloot deze eerste Leerkring voor projectleiders af met de wijze en bemoedigende woorden: “Heb geduld, want het is een ingewikkeld proces. Het lijkt misschien simpel, maar focus je op de menselijke maat. Creëer draagvlak en richt je op de meerwaarde van integrale afwegingen binnen de intake- of omgevingstafel!”

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.