Omgaan met lastige projectleiders

In haar loopbaan als projectleider hoort Monique dat projectondersteuners haar omschrijven als ‘een projectleider die het snapt’. Om erachter te komen waarom projectondersteuners haar op deze manier omschrijven, stelde zij de wedervraag: ‘Waarom denk je dat ik het snap?’.

Uit de antwoorden kwamen de volgende resultaten:

• Je geeft vertrouwen;
• Je laat los, maar je bent er;
• Je informeert over zaken;
• Je bent onderdeel van het team.

Typen projectleiders
Om erachter te komen of je een projectleider kent die het snapt, maakt Monique onderscheid tussen twee typen projectleiders:

• De snapper: focust zich naast taken ook op onderlinge relaties, onderzoekt de voorkeuren van de projectondersteuner, heeft interesse in jou als persoon en betrekt de projectondersteuner in het besluitvormingsproces.
• Het lastige type: gefocust op taken, geeft opdrachten (éénrichtingsverkeer), overlegt met name over resultaten en heeft minder oog voor de persoon achter de functie van projectondersteuner.

Een samenwerking met een lastige projectleider is niet altijd makkelijk. Om deze reden heeft Monique ‘het lastige type’ onderverdeeld in subgroepen én geeft ze tips voor de omgang met deze personen.

Slavendrijver

• Gevoelig voor waardering, eist deze zelf op;
• Resultaat is belangrijk;
• Sterke prestatiedrang;
• Heeft graag gelijk, wilt winnen en de slimste zijn.

Tips

• Bewaak je eigen grenzen;
• Koester complimenten;
• Reken niet op persoonlijke aandacht;
• Vat uitbranders niet persoonlijk op.

Expert

• Zeer deskundig, werk moet goed afgeleverd worden;
• Vindt ontwikkeling belangrijk;
• Te weinig aandacht voor de persoon achter de ondersteuner;
• Geeft wel ruimte voor kennis en inspiratie.

Tips

• Geef aan dat je graag over de inhoud praat;
• Gebruik gezamenlijke overlegmomenten;
• Consulteer de projectleider voor expert advies;
• Neem zelf het initiatief om problemen en dilemma’s te bespreken.

De loslater

• Geeft veel vrijheid, maar weinig sturing;
• Gaat er vanuit de je jouw taken goed oppakt;
• Ondersteuner krijgt alleen begeleiding als hierom gevraagd wordt.

Tips

• Neem initiatief voor overleg en voortgang;
• Stem verwachtingen af;
• Toon waardering;
• Vraag om begeleiding.

Chaoot

• Houdt zich niet aan deadlines;
• Ziet alles als een kans;
• Gebrek aan formeel overleg, is altijd druk;
• Projectondersteuner krijgt veel vertrouwen.

Tips

• Herinneren aan deadline;
• Help bij het maken van keuzes door te zeggen wat je vindt;
• Helder en krachtig formuleren;
• Vindt een moment voor reflectie en feedback.

De beste vriend

• Probeert joviaal te zijn
• Is heel loyaal;
• Over inhoudelijke onderwerpen praten is minder interessant;
• Werkrelatie is lastig (balans is snel zoek).

Tips

• Toon waardering;
• Geef aan dat je inhoudelijk sturing nodig hebt;
• Bewaar afstand en zorg dat je niet te close wordt;
• Help bij het nemen van beslissingen.

Life-coach

• Ontplooiing is belangrijk;
• Zit meer op relatie dan op de taken;
• Vult in wat ondersteuner nodig heeft;
• Kan lastig zijn om grenzen aan te geven voor ondersteuner.

Tips

• Relativeer de tips;
• Geef advies en ambities aan;
• Stel werk gerelateerde vragen en zorg dat er voldoende tijd is om deze te bespreken.

Perfectionist

• Gaat voor de top en niet voor minder;
• Heeft een hekel aan verrassingen;
• Als het niet goed genoeg is dan springt deze zelf bij;
• Beschermt de ondersteuner onvoorwaardelijk.

Tips

• Zorg dat je voorbereid bent;
• Leg afspraken goed vast;
• Neem initiatief en wacht niet af;
• Geef aan wanneer iets niet werkt, deel persoonlijke zorgen over werkdruk of planning.

Vriendelijke tiran

• Veeleisend
• Werk gaat voor
• Biedt goede begeleiding;
• Ruimte voor ontwikkeling is belangrijk, maar resultaten gaan voor.

Tips

• Ga de uitdaging aan;
• Bewaak de grenzen (niet in weekend werken);
• Investeer tijd in projectteam om de spirit te bewaren;
• Relativeer de boosheid als je een steek hebt laten vallen.

Rol van projectondersteuner
Monique geeft aan dat zij persoonlijk heel veel behoefte heeft aan een projectondersteuner omdat die voor haar het verschil maakt. Nu is het de taak van de projectondersteuner om dit te laten zien en hier proactief op in te zetten.

Wat kun je zelf doen?

• Probeer samen voor groei te gaan;
• Laat zien welke voordelen jouw rol heeft;
• Blijf toegankelijk en zorg voor open communicatie;
• Maak vooraf je rol duidelijk en geef aan welke uitdagingen je aan wilt gaan;
• Neem zelf initiatief en geef feedback;
• Zie het goede in lastig gedrag, dit is een eigen interpretatie, het is geen objectief gegeven.

Als we iets geleerd hebben van het verhaal van Monique Bessems dan is het dat je als projectondersteuner dicht bij jezelf moet blijven. Probeer een ander niet te veranderen, maar vertrouw op jezelf.  

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.
De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.