Opgavergericht werken: het kiezen van de juiste werkwijze

Waarom?
De rol van gemeenten is sterk aan verandering onderhevig. Dit vraagt om aanpassings- en inlevingsvermogen en gaat gepaard met nieuwe verantwoordelijkheden. In deze nieuwe situatie kan het lastig zijn om vragen vanuit de samenleving op een juiste manier te bedienen. 

Opgavegericht werken kan hierbij helpen door meer te sturen op samenhang en de opgave, in plaats van op middelen. Uiteindelijk gaat het om het proces om de vertaling te maken vanuit de opgave naar een passende werkwijze en lerende gemeente.

Wat?

Wat is een opgave?
Een opgave komt voort uit een eerder idee/initiatief en bestuursproces. De opgave is dus onderdeel van een groter geheel waar al eerder over nagedacht is.

Wat is opgavegericht werken?
Opgavegericht werken is het organiseren van de balans tussen drie belangrijke factoren, namelijk:

• Opgave: wat is de opgave, waar hoort deze thuis en waarom werken we eraan?
• Spelers: wie werken er aan de opgave?
• Inspanningen: wanneer is de opgave klaar en hoe regisseren we de uitvoering?

Voorwaarden voor opgavegericht werken

• Helderheid over het vraagstuk, de huidige situatie en de gewenste situatie
• Werken binnen kaders en criteria: deze bestaan uit zowel wettelijke als inhoudelijke kaders, maar ook uit capaciteit en middelen.
• Kies de juiste (passende) werkwijze die past bij de opgave.
• Samenwerking tussen de juiste spelers binnen de opgave.

Hoe?
Zoals eerder genoemd is het belangrijk om voor opgavegericht werken een passende werkwijze te kiezen. In totaal bestaan er 5 soorten werkwijzen om uit te kiezen, namelijk:

• Routine: tot in detail uitgewerkt en duidelijk voor alle betrokkenen
• Projectmatig werken: realiseren van resultaat (bijvoorbeeld het bouwen van een school) binnen bepaalde normen. Een projectmanager is verantwoordelijk en werkt tijdelijk met een team aan een project.
• Programmasturing: realiseren van beoogd doel met meerdere partijen, maar aangestuurd door een programmamanager met een team en externen. Deze werken tijdelijk aan een programma.
• Procesregie: een tijdelijk bestuursproces met ruimte voor ideeën en initiatieven. Interactie is gericht op de stappen tussen inhoud, relaties en procedures.
• Improvisatie: bedenken en doen op het moment, zonder planning, om snel iets in gang te zetten.

Bij opgavegericht werken worden de drie P’s (projectmanagement, programmasturing en procesregie) als basis gezien. Binnen deze werkwijzen moet nog gekozen worden voor een passende aanpak. Deze keuze wordt vaak genomen op de voorspelbaarheid van de beoogde uitkomsten. Door te kijken naar het initiatief, netwerk, de besluitvorming en de aanpak, kan bepaald worden of je kiest voor een maak- of zoekproces. Als voorgaande 5 elementen duidelijk zijn, dan is het maakproces een betere aanpak. Bestaat er nog veel onduidelijkheid? Kies dan voor het zoekproces.

Wie?
De sturingsdriehoek van de drie P’s kan voor opgavesturing net iets anders ingedeeld worden. Bij opgavegericht werken wordt het hoogste niveau van ambtelijke sturing namelijk vertegenwoordigd door de rol van de opgavemanager. Dit is iemand die ambtelijk de eindverantwoordelijkheid draagt voor het verder brengen van een groot maatschappelijk vraagstuk of cluster van vraagstukken. Iemand die boven de projectmanagers, programmamanagers en procesregisseurs staat

In de meest zuivere vorm stuurt de opgavemanager verschillende ‘sturingsprofessionals’ aan die op hun beurt weer een project, programma of proces aansturen, die bijdragen aan zijn (grotere) opgave

Voorwaarden
Een opgavegerichte cultuur als gemeentebreed leerproces is handig als er daadwerkelijk opgavegericht gewerkt wilt worden. Dit vraagt niet alleen iets van de organisatie, maar ook van het bestuur. Het introduceren van opgavegericht werken kan succesvol zijn als:

• Er geleerd wilt worden;
• Mensen elkaar vertrouwen;
• Oude patronen losgelaten kunnen (en willen) worden;
• Mensen openstaan voor nieuwe rollen binnen de organisatie;
• Er waardering en ruimte voor medewerkers is;
• Er adaptief leiderschap wordt getoond;
• Een opgave voorop wordt gezet.

Toekomst
Achter de schermen wordt hard gewerkt aan de gids over Opgavegericht werken. Het doel van deze gids is om binnen gemeenten het onderwerp opgaversturing aan te zwengelen.

Onderdeel zijn van de feedback-sessies als vervolg op deze webinar? Bekijk de lijst met bijeenkomsten en schrijf je in!

Wil je nou meer te weten komen over de impact van de coronacrisis op de retail? Neem dan een kijkje op het forum. De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.