Preview: Inspiratiegids Opgavegericht Werken

Waarom een inspiratiegids?
Opgavegericht werken is een steeds groter wordend thema. Dit heeft onder andere te maken met de rolverschuiving naar adaptieve gemeente. Dit is een gemeente waarin alle medewerkers een opgavegerichte houding en gedrag laten zien. We moeten onszelf dus niet de vraag stellen óf we  opgavegericht moeten werken, maar hoé.

De inspiratiegids ‘Opgavegericht Werken’ is geschreven voor de systeemwereld (gemeenten, provincies en waterschappen) omdat deze zijn eigen waarde heeft en moet behouden. Bij opgavegericht werken is het de kunst om gericht te zijn op de leefwereld, maar als systeemwereld niet hetzelfde te worden. Het is de spanning tussen deze twee werelden, waar opgavegericht werken een uitkomst kan bieden!

Wat is een opgave?
Wat is binnen opgavegericht werken de opgave waar je je op richt? Dit is altijd een vraagstuk dat om een antwoord vraagt. Dit kan een groter maatschappelijk vraagstuk zijn, maar ook kleiner vraagstuk. Een opgave heeft altijd een aantal kenmerken:

• Het is een idee, kans, mogelijkheid of probleem. Een project of programma is bijvoorbeeld ook een opgave;
• Er zijn veel partijen bij betrokken;
• Deze betrokken partijen hebben veel meningen;
• Een opgave krijgt vaak extra media aandacht.

Een opgave is vaak een verbinding tussen de leef- en systeemwereld. Opgaven zitten namelijk in de leefwereld. Hier zijn partijen bij betrokken die ideeën hebben. De opdracht komt echter vanuit de systeemwereld en is het daadwerkelijke begin. Als de opdracht is vastgesteld, ontstaat een opgave.

Invalshoeken
Om een beter beeld te krijgen van opgavegericht werken, is binnen 180 gemeentes gezocht naar ontwikkelingen en bruikbare input over dit onderwerp. Dit onderzoek resulteerde in een model dat bestaat uit 4 invalshoeken, die in de inspiratiegids zijn verwerkt:

1. Opgavegericht besturen
2. Opgavegericht sturing
3. Opgavegericht presteren
4. Opgavegericht leren

Opgavegericht besturen
De context waarin gemeenten opereren wordt steeds adaptiever. Volstaat het bestaande organisatiemodel dan nog? Wellicht is het tijd om dit model tegen het licht te houden en te kijken of de Matrix organisatie plaats moet maken voor een Hybride organisatie-besturingsmodel. Dit geeft gemeenten de gelegenheid om opgavegericht werken optimaal te faciliteren.

Dit laatste model bestaat uit:

• 3 manieren van organiseren: lean sturing, opgavesturing en prioriteitsstelling;
• 4 besturingsprocessen: beleidsontwikkeling, portfoliosturing, prestatiesturing en batenmanagement.

Opgavegericht sturen
De rol van opgavemanager is een belangrijke rol binnen opgavegericht werken. Dit komt met name omdat je hiermee de opdrachtgevende laag versterkt en sturing op samenhang meer invulling geeft.

Rollen van opgavemanager

• Portfoliomanager: overziet het totale plaatje en stuurt op samenhang;
• Regisseur: overziet het opdrachtgevende veld en treedt naar buiten over de positie van de gemeente;
• Ambtelijk opdrachtgever: rol naar interne organisatie en stuurt op projecten, processen en programma’s die bijdragen aan grote thematische opgaven.

Opgavemanager in sturingsdriehoek
Projecten, processen en programma’s worden aangestuurd door een bestuurlijk opdrachtgever, een ambtelijk opdrachtgever en een sturingsprofessional. Dit heet de sturingsdriehoek. Binnen deze driehoek kan een opgavemanager verschillende posities hebben, maar dit ligt voornamelijk aan de grootte van een gemeente. Het staat vast dat een opgavemanager altijd regisseur en portfoliomanager, en meestal ook ambtelijk opdrachtgever, is binnen de driehoek.

Opgavegericht presteren
Opgavegericht presteren bestaat uit bekende werkvormen. Opgavegericht werken is geen nieuwe werkvorm, dus het is vooral zoeken naar een balans tussen de opgave, de inspanningen om deze in te vullen en de spelers die hier een rol hebben. Dit bepaalt de aanpak van de opgave.

Werkwijzen
Een opgave komt voort uit een bestuursproces (idee, ontwikkeling, transitie, etc.). Het is belangrijk om te weten hoe de opdracht is ontstaan en wat hieraan vooraf is gegaan. Dit kan met behulp van 5 werkwijzen:

• Routine: aanpak van een vraagstuk die tot in detail is uitgewerkt, heeft een repeterend product of zich herhalende dienst, waarbij duidelijkheid bestaat over de rolverdeling en werkwijze;
• Project: tijdelijke werkorganisatie voor het leveren van een uniek resultaat, binnen afgesproken tijd en budget wat is vastgelegd in een contract;
• Programma: organiseert een tijdelijke, complexe opgave die is gericht op het realiseren van een doel. Hierbij zijn meerdere partijen betrokken;
• Bestuursproces; maatschappelijk proces waarbij ideeën en initiatieven ontwikkeld worden tot programma, project of reguliere aanpak.
• Improvisatie: bedenken en doen op het ogenblik. Er moet vaak snel iets tot stand komen of opgezet worden, waarbij de stip op de horizon ontbreekt.

Het nieuwe opgavegericht werken
Bij het huidige opgavegericht werken is het belangrijk om elke werkwijze opnieuw te evalueren. Waarom is voor deze werkwijze gekozen? Is het nog de geschikte werkwijze? Daarnaast gaan werkwijzen steeds meer door elkaar heen lopen. Dit vraagt kennis van de opgavemanager.

Opgavegericht leren
Het leerproces binnen opgavegericht werken is belangrijker geworden. De adaptieve sturingsprofessional moet leren, reflecteren, sensitief zijn, kansen zien, niet alwetend (willen) zijn en meer onderzoeken en experimenteren omdat het antwoord nog niet duidelijk is!

Het continue blijven leren van wat zich voordoet in de praktijk is een belangrijke voorwaarde voor verdere professionalisering. Niet alleen voor individuen, maar ook voor organisaties. Iedere gemeente zal zich het concept van de lerende organisatie eigen moeten maken, zodat men zich steeds kan aanpassen aan wat de veranderingen in de opgaven van hen vraagt.

Emotie
Tijdens het maken van de ‘Inspiratiegids Opgavegericht Werken’ hebben Enrico en Hans ervaren dat de werkvorm veel emotie opwekt. Zij waren benieuwd waar deze emoties vandaan kwamen en stelden deze vraag aan deelnemers. Uit de reacties in de chat kwamen de volgende conclusies:

• Opgavegericht werken gaat over rollen en posities die soms gevoelig kunnen liggen, dus emoties oproepen;
• Opgavegericht werken is nieuw en onzeker. Hierdoor ontstaan vragen als ‘zijn we nog in control?’, maar ook ‘wat betekent opgavegericht werken voor mij en voor de organisatie?’
• Opgavegericht werken is een kwestie van vertrouwen. Ook dit kan de nodige emoties losmaken.

Bovenstaande conclusies vormen een mooie algemene conclusie over de reden waarom Enrico en Hans de ‘Inspiratiegids Opgavegericht Werken’ hebben gemaakt. Er moet namelijk eerst goed nagedacht worden over de inzet van de werkvorm, voordat deze de gewenste resultaten laat zien.

Lancering
Dus, ben je op zoek naar voorbeelden van opgavegericht werken en meer inspiratie? Op maandag 30 november overhandigt Francois van Doesburg, voorzitter van de VPNG, de inspiratiegids Opgavegericht Werken aan Ingrid Geveke. Zij is voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) en tevens gemeentesecretaris van de gemeente Zwolle. Naast de VPNG-leden zal de inspiratiegids Opgavegericht Werken ook verspreid worden onder de leden van de VGS.

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.
De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.