Procesregie case: het Rotterdams klimaatakkoord, een tafelaanpak

Achtergrond
Eind 2018 liggen er plannen voor een Rotterdams klimaatakkoord. Rotterdam bevindt zich op de kaart die de luchtkwaliteit van Nederland in kaart brengt, in een donkerrood gebied. Met andere woorden, een gebied met slechte luchtkwaliteit door een hoge uitstoot van CO2.

Er wordt gekozen om tijdens het project te werken met de tafelaanpak. Dit is een manier om meer bindweefsel te bouwen rondom een procesregievraagstuk, waardoor de draagkracht aanzienlijk toeneemt. Deze aanpak werd gekoppeld aan de klimaattransitie en zo ontstonden er klimaattafels om het eigenaarschap van de klimaatmaatregelen zo breed mogelijk te trekken.

Start project
De opzet van het klimaatakkoord begon met twee project start-ups in het interne veld. Hier bevindt zich volgens Sander de kennis en kwaliteit die nodig is voor de start van een project. Waar tijdens de eerste start-up vooral beren op de weg werden gezien, werden tijdens de tweede start-up de contouren zichtbaar en ontstond er commitment.

Tafelaanpak
In overleg met de wethouder werd gekozen voor een tafelaanpak met externe voorzitters, waarbij de focus zou liggen op het reduceren van CO2. De uitwerking van de tafelaanpak werd gedaan in samenwerking met bedrijven en instellingen omdat zij daadwerkelijk invloed hebben op CO2 reductie en daadwerkelijk iets kunnen betekenen.

Zodoende werden in mei 2019 de Rotterdamse klimaattafels rond Schone Energie, Haven & Industrie, Mobiliteit, Bouwen & wonen en consumptie opgericht. Deze tafels werden ingericht en geleid door externe voorzitters, ondersteund door ambtelijke secretarissen van de gemeente Rotterdam.

Inzichten

Extern

• De gemeente (Rotterdam) is niet van de deals. Zij is betrokken, faciliterend en coördinerend, maar de deelnemende partijen moeten eigenaarschap voelen. Externe voorzitters zijn daarom in de lead.
• Voorzitters zijn ‘de baas’ over hun tafel (proces en inhoud).

Intern

• Elke sector heeft een eigen dynamiek (Haven & Industrie is anders dan Bouwen & Wonen). Hoe dit proces wordt vormgegeven is aan de voorzitter.
• Procesregisseur is niet ‘van het klimaatakkoord’. Eigenaarschap moet bij staande ambtelijke organisatie liggen en blijven.
• Inhoudelijke beleidsambtenaren moeten een belangrijke rol hebben, maar moeten ook ontlast worden.
• Wekelijks onderhoud bij wethouder Duurzaam verhoogt de druk op proces, maakt het lastiger beheersbaar, maar maakt het tegelijkertijd wel dynamischer. Zodoende kwam er zelfs een tafel bij (Consumptie).

Organisatie Rotterdams Klimaatakkoord

• Klimaattafel: elke klimaattafel heeft een eigen voorzitter, projectsecretaris, inhoudelijke coördinator maar ook leden (bedrijven en instellingen).
• Klimaatberaad: vindt één keer per maand plaats voor een update. Hierbij is een voorzitter en projectsecretaris aanwezig, maar ook leden, voorzitters (één uit elke klimaattafel) en inhoudelijke coördinatoren.
• Bestuurlijk Team Energietransitie: is een team met een voorzitter (wethouder Duurzaam) en vakwethouders (Haven & Industrie, Mobiliteit en Bouwen & Wonen). De vakwethouders krijgen terugkoppeling van de tafelvoorzitters en nemen dit mee in dit team.
• Ambtelijk Coördinatie Team: belangrijke wekelijkse bijeenkomst om het proces te bespreken, stil te staan en vooruit te kijken. In de team zitten een voorzitter (procesregisseur), secretaris, leden, voorzitters van de tafels, inhoudelijke coördinatoren, secretarissen van de tafels en communicatie.

Monitoring
Na de officiële kick-off en start van de klimaattafels in mei 2019, nemen ruim 100 bedrijven en maatschappelijke organisaties deel aan het klimaatakkoord. In de maanden augustus en september werd er door het DCMR Milieudienst Rijnmond gemonitord hoeveel CO2 de deals uit het klimaatakkoord daadwerkelijk opleverde. Ondanks dat de deals nog in de opstartfase zaten, zou dit een goed ijkpunt opleveren, ook voor later in het proces.

Conclusies
De Erasmus Universiteit heeft gemonitord welke lessen er getrokken konden worden uit de tafelaanpak, de goede samenwerkingen en uiteindelijk de opzet van het Rotterdams Klimaatakkoord:

• Overweeg een tafelaanpak (derden inzetten bij een omvangrijk vraagstuk);
• Geef ruimte voor zelforganisatie, maar werk tegelijk actief aan verbindingen tussen zelforganiserende elementen van het proces;
• Durf al gemeente ruimte te geven aan andere partijen bij dit soort maatschappelijke opgaven. Wees als gemeente echter wel helder!
• Zorg dat stappen worden gezet in diverse parallelle processen door zoveel mogelijk maatwerk toe te staan en minimaliseer daarin niet vroegtijdig de vernieuwingsruimte;
• Zorg voor onafhankelijk derde partij, die als extern geweten toetst wat de partijen behalen;
• Bewaak het evenwicht tussen de interne trekkracht van de gemeente en de externe neiging om mee te liften.

Resultaten

Resultaat van Sander
In zijn rol als procesregisseur laat Sander vooral anderen het werk doen, maar is zijn meerwaarde dat hij commitment toont, de juiste mensen werft, mensen regelmatig bij elkaar brengt, structuur biedt, belangrijke boodschappen herhaalt en… richting geeft.

Resultaat tafelaanpak
Blije partijen die zich mede-eigenaar voelen van het klimaatakkoord!

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.
De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.