Projectmatig werken professionaliseren

De gemeente Doetinchem bestaat uit 58.000 inwoners en wordt ook wel het centrum van de Achterhoek genoemd. Het doel van de gemeente is om 2040 ruim 70.000 inwoners te hebben. Al met al is Doetinchem een gemeente waar veel gebeurt en waar door veel ambities en opgaven automatisch veel projecten lopen.

Nieuwe impuls
De opgaven en ambities van de gemeente Doetinchem staan in een coalitieprogramma. Voordat dit tot de start van een project leidt, wilde Rudie dit proces een nieuwe impuls geven. Deze nieuwe impuls bevat een praktische aanpak:

• Eerst nadenken, niet direct beginnen: neem tijd om de opgave te bekijken en begrijpen. Wat is de opgave? Waar werken we aan? Wat willen we bereiken? Leg dit vast in een projectopdracht en laat dit vastleggen door de directie en MT;
• Handen en voeten geven aan het project: evalueer andere (voorgaande) projecten en kijk welke learnings hieruit komen;
• Vanuit evaluatie doorontwikkelen: Gebruik de learnings en opgedane kennis als startpunt voor jouw eigen project en borduur hier op voort;
• Voer projectmatig werken gemeentebreed in en probeer het zo breed mogelijk toe te passen.

Wensen
Het doel van Rudie Tempels is om projectmatig werken binnen de gemeente Doetinchem te professionaliseren. Hiermee wilde hij onder andere bereiken dat er meer grip – en een betere beheersing – op projecten kwam, er uniformiteit in de aanpak en werkwijze ontstaat, projecten bijdragen aan opgaven en ambities, maar ook dat de methodiek van projectmatig werken ook bij ‘regulier werk’ toepasbaar is.

Evaluatie
Na het houden van interviews met collega’s (diverse functies en afdelingen), kon de status van projectmatig werken binnen de gemeente Doetinchem geëvalueerd worden. Hieruit kwam onder andere de volgende feedback:

• Projectmatig mag met meer discipline: meer inzicht in opgave, maar bijvoorbeeld ook door een project start-up te organiseren;
• Meer kostenbewustzijn: rekening houden met vragen als ‘wie gaat betalen?’ en ‘waar kunnen we beter op letten?’;
• Fases beter afsluiten: dit zorgt ervoor dat het proces beter loopt en je door kan met de volgende fase;
• Bestuursopdracht in het oog houden: tussentijdse check naar actualiteit en eventuele wijzigingen.

Vervolg
Na het uitwerken van de evaluatie, werd deze voorgelegd aan het MT, die deze vervolgens heeft vastgelegd. Naar aanleiding van leerpunten uit de evaluatie werd een handboek gemaakt met ‘spelregels’ rondom projectmatig werken. Naar aanleiding van dit handboek werd de methodiek uitgerold binnen andere afdelingen en toepasbaar gemaakt. Drie belangrijke stappen die hierna volgden waren:

• De rol van het MT vaststellen. Hierbij werden de volgende taken toegewezen: prioriteiten stellen, sturing op capaciteit en middelen, maar ook op werkvoorraad en werkdruk, toetsen op integraliteit en haalbaarheid (zijn alle afdelingen aangehaakt?) voorbeeldfunctie uitdragen.
• Format collega-advies aanpassen: de gebruikelijke lijn-advisering werd uitgebreid met project-advisering waarin ook de volgorde en rollen van projectleider, ambtelijke opdrachtgever en bestuurlijke opdrachtgever werden vastgelegd.
• Bewaking van afspraken en uitvoering door MT

Trainingen
Het project om projectmatig werken te professionaliseren eindigt met een reeks trainingen die aansluiten bij de Doetinchemse projecten. Deze trainingen zijn opgezet door een externe trainer, maar worden inmiddels ook door ambassadeurs binnen de organisatie gegeven.

Tips om projectmatig werken te professionaliseren

• Denk goed na over de aanpak;
• Start met een heldere opdracht;
• Zorg voor draagvlak binnen de organisatie en bij het MT: organiseer bijvoorbeeld informatiesessies, betrek het MT bij besluitvorming, voortgang en proces, maar ook bij de trainingen;
• Laat collega’s zelf de voordelen van een projectmatige aanpak laten ervaren: dit is ook interessant voor mensen die niet in projecten werken;
• Vraag continu aandacht voor projectmatig werken en laat onder andere het MT het goede voorbeeld geven;
• Faciliteer de organisatie: werf bijvoorbeeld ambassadeurs die advies geven, collega’s op weg helpen, handboeken en formats delen, etc.

Conclusie
Projectmatig werken is leuk! De methodiek staat in het teken van samenwerking en het behalen van mooie resultaten. Zoals Johan Cruijff zei: ‘Alleen kan je niks, je moet het samen doen!’.

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.
De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.