Verbeter als projectleider jouw participatiestrategie

Opwarmertje
Een webinar is anders dan een fysieke presentatie, met als gevolg dat Mark en Joost niet goed wie zij als publiek ‘voor zich hadden’. Een oplossing hiervoor was een korte poll die deelnemers konden invullen. Hierin werd gevraagd naar de functie, maar ook naar de mate van bekendheid met de THiNK! participatie tools.

Uit de resultaten bleek dat 30% van de ruim 150 deelnemers bestaat uit projectleiders ruimtelijke ontwikkeling, 6% van de groep een projectleider participatie is, 5% werkt als communicatie adviseur en het overige percentage van de deelnemers een andere functie heeft.

Bijna de helft van de deelnemers was nog niet bekend met de THiNK! participatietools van VPNG, bijna een kwart een klein beetje en slechts 8% wel. Voor een groot deel van de groep zou dit dus een éxtra leerzaam webinar worden!

Integraal Leusdens Participatiemodel
Zoals hierboven al aangegeven zijn Mark en Joost beide betrokken bij de opzet en uitvoering van het Integraal Leusdens Participatiemodel. Dit model dient als methodiek die je als collegelid, ambtenaar, raadslid en idealiter ook als burger kan inzetten om erachter te komen hoe je participatie in kan zetten. Het Leusdens Participatiemodel focust zich voornamelijk op het ruimtelijk & sociaal domein.

Hoe het begon
De start van het Integraal Leusdens Participatiemodel had een aantal aanleidingen die te maken hadden met vragen en behoeften vanuit zowel het interne als externe veld:

• Vanuit de interne organisatie (gemeente Leusden) was er bij medewerkers behoefte aan structuur en methode;
• De gemeenteraad vroeg om regie en duidelijkheid met betrekking tot participatie;
• Behoefte aan duidelijkheid was ook een onderdeel van de organisatieontwikkeling;
• Eis vanuit de omgevingswet voor visie + beleid met betrekking tot participatie;
• Een samenleving die wilde weten wanneer en waarover zij ergens over mee mocht denken.

Wat is participatie?
Participatie is de participatieladder vanaf het punt dat er wederkerigheid in zit. Mensen die belang hebben bij een opgave willen ook invloed kunnen uitoefenen (op inhoud en proces). Ondanks dat participatie een groot goed is, kan het soms lastig zijn omdat participatie heel breed is. Hoe meer  aandacht er is voor participatie, hoe meer teleurstelling. Om dit te voorkomen zijn de THiNK tools de perfecte oplossing!

THiNK!
Binnen THiNK! is de kennis van 180 gemeenten over het onder ‘participatie’ gebundeld. De 3 elementen binnen de tool geven antwoord op de vragen die je jezelf moet stellen als je met participatie aan de slag gaat.

THiNK! Consistent (strategisch)
Mark en Joost geven aan dat Consistent de eerste tool is die je erbij pakt. Binnen deze tool behandel je vragen over de eigen opgave. Aan de hand hiervan (en het algoritme binnen de tool) wordt een advies gecreeerd over de omvang, aanpak en mate van participatie vanuit de gemeente.

Tip: speel ermee en oefen ermee, want het is bruikbaar en het helpt!

THiNK! Twice (tactisch)
Deze tweede tool gaat meer de diepte in qua vragen (bijv. rollen en verantwoordelijkheden) en kan aan de voorkant ingezet worden bij complexe opgaven. Het helpt bij het een grondige analyse, maar ook bij het opstellen van een participatiekader op (raads)niveau en scherpt rollen en verantwoordelijkheden. Voorbeelden van vragen binnen de tool zijn:

• Wat willen we ophalen?
• Wie is verantwoordelijk voor het proces?
• Wie willen we betrekken?
• Wat doen we met de opbrengst?

Tip: vul de vragenlijst samen in met o.a. een wethouders, communicatieadviseurs en andere collega’s om tot een optimaal resultaat te komen.

THiNK! Toolbox (operationeel)
Gebruik de THiNK! toolbox als je een concrete participatiestap wilt zetten binnen jouw participatieproces. Deze toolbox levert werkvormen en tools die het meest passen bij je volgende stap.

Mark en Joosten geven aan dat alle drie de THiNK! tools perspectief bieden bij de opzet van participatieprocessen. Heb je een complexere opgave? Ook hiervoor is de tool zeer geschikt!

Voorbeeldcase: Mastenbroek 2
Mastenbroek is een gebied tussen Leusden en Barneveld waar in totaal 120 woningen gebouwd worden. Dit lijkt een kleine opgave, maar voor het dorp is dit een enorme opgave! Vanuit de rollen van Mark en Joost, was dit een interessant project om participatie in te zetten.

Achtergrond
De vastgestelde participatiekaders zijn ontwikkeld met behulp van THiNK!. De uitkomsten uit de tool zijn zelfs letterlijk overgenomen in het voorstel naar de raad. Dit was een zeer ludieke actie, waarvan niemand in de gaten had dat alle kaders uit de THiNK! tool kwamen. De reacties waren daarentegen zeer goed én er waren weinig vragen.

In de uitwerking van het project biedt het werken met fases veel houvast:

• Fase 1: stedenbouwkundig ontwerp en beeldkwaliteitsplan (gemeente verantwoordelijk)
• Fase 2: Architectuur, materiaal, woningplattegronden en opties (ontwikkelende partij verantwoordelijk)
• Fase 3: Verkoop (ontwikkelende partij verantwoordelijk)

Inzet THiNK! Twice

Doelen
Uit THiNK! kwamen doelen die de gemeente Leusden wilde ophalen met het participatieproces voor alle fasen van het planproces.

Antwoord op de vraag ‘wie betrek je erbij?’
Onder andere inhoudelijk deskundigen, stemgerechtigde inwoners (18+), maar ook inwoners onder 18, met als ondergrens 16 jaar. Dit gaat voornamelijk om toekomstige bewoners en starters.

Antwoord op de vraag ‘wie is verantwoordelijk voor het participatieproces?’
Voor zowel kwaliteit als de uitvoering zijn initiatiefnemers verantwoordelijk.

Antwoord op de vraag ‘wat te doen met de uitkomsten?’
De initiatiefnemer moet aantonen rekening te houden met ingebrachte belangen en wensen.

Antwoord op de vraag ‘wat is de rol van de raad?’
De raad bepaalt onder andere de inhoudelijke kaders en proceskaders.

Resultaat

De basis voor het Intregraal Leusdens Participatiemodel staat en werkt, maar is nog niet vastgelegd in een participatieverordening. Hier zijn Mark en Joost druk mee bezig, maar dit vraagt wat extra tijd.

Na het raadplegen van de THiNK! tool is gekeken hoe bewoners aangehaakt kunnen worden en welke rol zij in het project hebben. Mastenbroek 2 zit nu middenin het proces waarin de inwoners betrokken worden! Hierin vindt de gemeente Leusden het belangrijk om optimale transparantie te bieden. Dit betekent dat kaders, sessies en andere gedeelde informatie allemaal openbaar is!

Wil je meer te weten komen over deze bijeenkomst? Neem dan een kijkje op het forum.
De opname van deze digitale bijeenkomst is te bekijken via deze link.